INICIONormativaResolvemos las 10 dudas más frecuentes sobre las horas extraordinarias

Resolvemos las 10 dudas más frecuentes sobre las horas extraordinarias

¿Sabías que existen varios tipos de horas extraordinarias y que cotizan de distinto modo? ¿O que en ciertos contratos se prohíbe que los empleados las realicen? Para poner fin a dudas y malentendidos damos respuesta a las FAQS más importantes sobre horas extra.

1. ¿Qué son las horas extraordinarias?

Las horas extraordinarias, o extra, son “aquellas horas de trabajo que se realicen sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo”, según se define en el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores.

La jornada ordinaria de trabajo se establece en el artículo anterior: 40 horas semanales, con la posibilidad de distribuirlas de forma irregular a lo largo del año.

Es decir, en una jornada típica de 40 horas semanales, las horas extra son cualquier exceso de tiempo que supere estas horas.

1.1 Horas extraordinarias y horas complementarias: ¿son lo mismo?

No, las horas extraordinarias y las complementarias se aplican en supuestos distintos. Concretamente, las horas complementarias son las realizadas como adición a las horas ordinarias pactadas en los contratos a tiempo parcial, según se explica en el Artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores.

Hay que tener en cuenta que los trabajadores a tiempo parcial no pueden realizar horas extra propiamente dichas, por lo que las horas complementarias son un mecanismo para poder ampliar la jornada de los contratos parciales de forma ocasional.

La realización de horas complementarias debe pactarse de forma expresa y por escrito con el trabajador, y en ningún caso pueden superar el 30% de la jornada.

2. ¿Cuáles son los tipos de horas extraordinarias?

Las horas extraordinarias pueden clasificarse en dos tipos: las voluntarias, también llamadas estructurales, y las de fuerza mayor.

Es extremadamente importante tener presente las características y diferencias entre ambas, porque mientras las horas extra estructurales son voluntarias por parte del trabajador, las de fuerza mayor tienen un carácter obligatorio. Además, las bases de cotización de las horas extra varían según estos dos tipos, tal y como veremos más adelante.

2.1 ¿Qué son las horas extraordinarias estructurales o voluntarias?

Las horas extra voluntarias son las que se realizan de forma periódica o esporádica debido a circunstancias de la producción como, por ejemplo:

  • Incremento súbito de la demanda de los bienes o servicios de la empresa.
  • Bajas laborales u otro tipo de ausencias imprevistas de uno o varios miembros de la plantilla, que deban ser cubiertas por otros empleados.
  • Modificaciones en los turnos de trabajo que hagan necesario prolongar la jornada de forma puntual.

2.2 ¿Qué son las horas extraordinarias de fuerza mayor?

Como la palabra indica, este tipo de horas extra responden a la necesidad de solucionar situaciones imprevistas y urgentes como accidentes, siniestros o averías importantes que puedan causar daños a los bienes o a las personas en el entorno laboral.

3. ¿Se puede obligar a un trabajador a realizar horas extra?

El Estatuto de los Trabajadores es muy claro en esta cuestión: la realización de horas extraordinarias tiene un carácter voluntario por parte del trabajador, excepto si se han pactado previamente mediante el convenio colectivo o en el texto del contrato de trabajo individual de cada empleado.

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No obstante, tanto en el Artículo 35.3 del Estatuto de los trabajadores como en la Guía del Ministerio de Trabajo sobre las horas extraordinarias se matiza que hay algunas circunstancias muy excepcionales en las que sí sería obligatorio realizar horas extra: estas son, cuando surge “la necesidad de prevenir o reparar siniestros u otros daños extraordinarios y urgentes, como el riesgo de pérdida de materias primas”. Es decir, las horas extra solo son obligatorias en el caso de las calificadas como de fuerza mayor.

Por otra parte, cuando se realiza una formación laboral fuera del horario de trabajo habitual, esta tendrá carácter de horas extraordinarias, según la jurisprudencia marcada a partir de una sentencia de la Audiencia Nacional de 2017.

4. ¿Cuántas horas extraordinarias se pueden hacer al año?

El número máximo de horas extraordinarias que puede hacer un trabajador es de 80 al año. La única excepción son las horas extra de fuerza mayor, para prevenir o reparar averías o siniestros urgentes, que no entran el cómputo de las 80 horas extra máximas.

Además, el Estatuto de los Trabajadores especifica que “para los empleados que, por la modalidad o duración de su contrato, realizasen una jornada en cómputo anual inferior a la jornada general en la empresa, el número máximo anual de horas extraordinarias se reducirá en la misma proporción que exista entre tales jornadas”.

Sin embargo, si las horas extraordinarias realizadas por un empleado son compensadas mediante horas de descanso de una duración equivalente antes de cuatro meses, estas no serán computadas como horas extra.

Dicho de otro modo, cuando un exceso de jornada se compensa con una jornada reducida equivalente en un plazo de cuatro meses, ese exceso no tiene la consideración de horas extraordinarias, y por lo tanto no hay que computarlo cuando se calcula el máximo de 80 horas anuales.

Esto significa que, cuando el contrato del empleado y el convenio colectivo lo autorizan, las empresas pueden configurar bolsas de horas que les permitan cubrir puntas de trabajo y compensarlas con tiempo, sin tener que pagar horas extra, siempre que esta distribución irregular del horario de trabajo no supere el 10% de la jornada.

Por otra parte, en el Estatuto de los Trabajadores se advierte que el Gobierno tiene la facultad de “suprimir o reducir el número máximo de horas extraordinarias por tiempo determinado, con carácter general o para ciertas ramas de actividad o ámbitos territoriales, para incrementar las oportunidades de colocación de los trabajadores en paro forzoso”.

De modo que, cuando decimos que el máximo de horas extra anuales es de 80, esto es en 2022, pero puede variar en función de la situación del mercado de trabajo y de las decisiones del Gobierno.

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5. ¿Quién puede hacer horas extraordinarias? Límites y restricciones cuando se supera la jornada laboral

No todos los trabajadores pueden realizar horas extraordinarias. Además del límite de 80 horas anuales, existen otras restricciones de carácter ineludible que las empresas deben tener presentes.

Las horas extraordinarias están prohibidas en los siguientes supuestos:

  • Menores de edad: el Artículo 6 del Estatuto de los Trabajadores prohíbe explícitamente que los menores realicen horas extra.
  • Contratos a tiempo parcial: tal y como hemos comentado en el apartado 1.1, para ampliar de forma puntual la jornada de un empleado a tiempo parcial hay que acogerse a la figura de las horas complementarias, ya que los trabajadores a media jornada no pueden hacer horas extra.
  • Trabajo nocturno: la jornada de los empleados que trabajan de noche no puede superar las ocho horas diarias de promedio, en un periodo de referencia de quince días. Tampoco pueden realizar horas extraordinarias.
  • Contratos de formación: la ley prohíbe la realización de horas extra de empleados con contratos de formación en alternancia y en prácticas.
  • Empresas en situación de ERTE: si una empresa aplica un ERTE de suspensión o de reducción de jornada a una parte o al total de su plantilla, dentro del periodo de aplicación no se podrán realizar horas extraordinarias.
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La única excepción a lo anterior es cuando las horas extra de fuerza mayor, que se realizan en el contexto de los trabajos urgentes para reparar averías que puedan causar daños importantes.

Además, antes de planificar la realización de horas extraordinarias debe tenerse en cuenta que entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente deben transcurrir, como mínimo, doce horas de descanso.

6. ¿Cómo se pagan las horas extraordinarias?

Las horas extraordinarias deben abonarse económicamente o bien compensarse en forma de descanso con un tiempo equivalente dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

En caso de abonarse, el valor de la hora extra nunca podrá ser inferior al valor de las horas ordinarias. Su cuantía está determinada por el convenio colectivo del sector o de cada empresa.

La retribución de horas extraordinarias debe figurar de forma correcta en las nóminas de los trabajadores: concretamente en “devengos”, dentro del apartado de las percepciones salariales.  Asimismo, debe incluirse su base de cotización en el apartado “bases” y la cotización del empleado en “deducciones”.

7. ¿Cómo cotizan las horas extra?

Tal y como se establece en el RDL 2064/1995, la remuneración que obtengan los trabajadores en concepto de horas extraordinarias estará sujeta a una cotización adicional, destinada a incrementar los recursos generales del sistema de la Seguridad Social. Esta cotización no es computable a efectos de determinar la base reguladora de las prestaciones sociales.

Tanto para la empresa como para los empleados, la cotización de las horas extraordinarias depende de si estas son de fuerza mayor o voluntarias:

  • Horas extra voluntarias: Se aplica el mismo tipo de cotización que a una hora normal de la jornada de trabajo. Este tipo es del 28,3% y se reparte en un 23’6% a cargo de la empresa y el 4.7% restante a cargo del trabajador.
  • Horas extra de fuerza mayor: En este caso se aplica un tipo de cotización reducido del 14%, repartido en un 12% a cargo de la empresa y un 2% a cargo del trabajador.
Horas extraordinariasEmpresaEmpleadoTOTAL
De fuerza mayor12 %2 %14 %
Voluntarias23,6 %4,7 %28,3 %

8. ¿Cómo hay que calcular las horas extraordinarias correctamente?

En su capítulo específico sobre las horas extra, el Estatuto de los Trabajadores explica que:

A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el período fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”.

Además, los representantes de los trabajadores tendrán derecho a ser informados mensualmente sobre las horas extraordinarias realizadas por los empleados, tanto si la empresa las compensa en forma de descanso como si las retribuye en la nómina.

Las horas extraordinarias deben registrarse obligatoriamente y especificando su modalidad, cuándo se han llevado a cabo y por parte de qué trabajador.

Además, y esto es muy importante, las horas extraordinarias deben ser autorizadas por la empresa de forma previa a su realización, según ha determinado la reciente sentencia de la Audiencia Nacional sobre el registro de las horas extra.

Por lo tanto, la empresa debe disponer de un método de registro horario que sea capaz de distinguir entre el registro de la jornada ordinaria y la acreditación de las horas extra, y que además permita su autorización previa y por escrito por parte del responsable. Lo cual nos lleva a la siguiente pregunta.

9. ¿Cómo deben registrarse las horas extraordinarias?

Desde marzo de 2019, el registro de la jornada laboral es obligatorio en España. El Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores se modificó para introducir la obligatoriedad de registrar “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada” diaria de los empleados.

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Desde entonces, varias sentencias judiciales han condenado a empresas que utilizaban métodos de fichaje poco fiables.

Por lo tanto, cuando un empleado prolonga su jornada habitual para realizar horas extra, el proceso de acreditación correcto es el siguiente:

  • Registrar la finalización de la jornada de trabajo habitual.
  • Registrar el inicio de las horas extra que se van a realizar, que deben contar con la aprobación previa de un responsable.
  • Registrar la finalización de las horas extra de ese día.

Además de autorizar las horas extraordinarias con anterioridad, la empresa también debe controlar que no haya ningún empleado que supere el máximo de 80 horas anuales.

Los métodos de registro manuales, incluyendo las hojas de Excel que los trabajadores firman para fichar, dificultan enormemente el control y acreditación de las horas extraordinarias tal y como marca la ley. Por esto es muy recomendable disponer de herramientas tecnológicas para el registro horario, que tenga funcionalidades para estos escenarios.

10. Sanciones previstas por exceso o por no retribuir las horas extraordinarias

Según el Real Decreto Legislativo 5/2000, sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, la transgresión de la normativa en cuanto a jornada, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y horas extra, entre otras, constituye una infracción grave.

Las principales irregularidades que realizan las empresas y que conllevan sanciones son las siguientes:

  • No cumplimentar el registro diario de jornada.
  • Declarar más de 80 horas extraordinarias anuales.
  • No declarar las horas extraordinarias.
  • No acreditar la compensación económica.
  • No declarar las horas extraordinarias en la nómina.
  • Encubrir el pago de las horas extras.
  • No dar parte a los representantes legales de los trabajadores de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores.

El conjunto de estas infracciones puede conllevar multas económicas, las cuales pueden oscilar entre los 751 y los 7.500 euros, dependiendo de la entidad que realice dicha infracción.

Por otra parte, múltiples empresas han sido condenadas por no retribuir las horas extra que realizan sus empleados. En España, las horas extra no pagadas es un problema estructural que se arrastra desde hace décadas. Según los datos del INE, se calcula que las horas no retribuidas pueden llegar a suponer el 43% del total de horas extraordinarias realizadas.

Recientemente, el Gobierno ha anunciado que está desarrollando una inteligencia artificial, el conocido como algoritmo Max, para cruzar los datos de facturación de las empresas con los de los trabajadores contratados, con el fin, precisamente, de detectar y sancionar a los negocios que no retribuyen las horas extraordinarias a sus empleados.

Mientras llega esta nueva herramienta por parte del estado, las empresas pueden adelantar su parte del trabajo y comenzar a gestionar todos los aspectos relacionados con las horas extraordinarias.

Para ello existen herramientas como Nubhora, una solución integral y colaborativa para la gestión del tiempo que registra el horario de los empleados desde cualquier dispositivo y que cuenta con una funcionalidad específica para la gestión de bolsas de horasincluyendo las horas extraordinarias.

Nubhora calcula el tiempo de trabajo efectivo de cada empleado para obtener un recuento de horas realeshoras extraordinariashoras compensadas y el total del saldo de cada trabajador.

Esta solución permite la preautorización de las horas extra, así como el diseño de informes personalizados e inteligentes sobre las horas extra, con el fin de controlar su gestión y cumplir con la normativa laboral.

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