Con el paso del tiempo, las empresas están modificando sus sistemas de trabajo, adaptándolos a las ventajas que la innovación y la tecnología ofrecen. Aparecen nuevos procedimientos, que sustituyen a otros más antiguos, pero algunos son necesarios, por y para la seguridad del trabajador y de la propia compañía. El control de las horas trabajadas es uno de ellos. ¡Descubre en este artículo porqué es importante mantener un control exhaustivo!
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es el control de horas trabajadas?
Los procesos cambian, se adaptan a los tiempos que corren e incluso, como pasa con el control de las horas trabajadas, se hacen más presentes.
No importa que los sistemas de trabajo cambien. Los trabajadores y las empresas deben mantener un control que les permita trabajar de manera justa y transparente, evitando posibles situaciones de abuso por ambas partes.
Un factor que ha hecho saltar las alarmas y obligar a las administraciones competentes a trabajar para reforzar el sistema de control de horas trabajadas es la aparición de nuevas fórmulas de trabajo, como el teletrabajo o el formato híbrido. Estos dos sistemas tienen la peculiaridad de que los empleados realizan sus tareas fuera de la sede de las empresas, ya sean oficinas u otro tipo de edificio, y en la totalidad de su jornada o de forma parcial.
Este aspecto rompe con el sistema tradicional de fichaje de horas trabajadas, el cual, a priori, puede resultar mucho más fácil si se realiza en las propias oficinas, pero las nuevas tecnologías nos han demostrado que no tiene por qué ser así.
El control de horas trabajadas se trata del proceso que las empresas llevan a cabo para registrar el horario de los empleados. El objetivo de este control poder contabilizar el total de horas trabajadas de cada trabajador.
En España, este registro de horas trabajadas está decretado por ley, cuya reforma se aplicó en el año 2019.
Antaño, había otro objetivo que era el de saber cuándo un trabajador llegaba a su puesto de trabajo y se marchaba, pero este objetivo ha perdido importancia con la aparición de los nuevos sistemas de trabajo que hemos mencionado anteriormente o de otros que ya comienzan a funcionar en algunos países como Estados Unidos, un sistema que se le conoce como Smart working.
2. La importancia de registrar las horas trabajadas
A parte de ser obligatorio por ley, es necesario que las empresas realicen el registro de horas trabajadas de cada trabajador con el fin de poder obtener información relevante que pueda servir para decidir el papel de cada empleado en la compañía. A continuación, veremos una lista de motivos por los que las empresas deben realizar el control de horas trabajadas.
2.1 Horas extras
Este es uno de los motivos más importantes por el que se debe llevar a cabo el control de horas trabajadas. Las horas extras deberían registrarse con el fin de poder calcular la remuneración correspondiente de cada trabajador.
Pese a tratarse de un tema que no debería llevar a discusión, pues las horas extras, como su propio nombre indica, son horas de más que un trabajador realiza en su puesto de trabajo, este tema siempre genera polémica. Son muchas las dudas que existen sobre quién, cuándo y cómo se deben registrar y pagar las horas extras.
2.2 Programar turnos y comprobar disponibilidad de la plantilla
Otro de los motivos para los que sirve el control de horas trabajadas es para saber con cuántos empleados dispone la empresa. Esta información es importante para saber la capacidad que tiene la compañía para iniciar nuevos proyectos, sumar efectivos a un proyecto en marcha o simplemente, poder planificar los turnos de la plantilla, respetando las horas de trabajo de cada empleado.
2.3 Horas trabajadas y rendimiento
Cuando hablábamos de obtener información relevante de cada trabajador, un factor que nos aporta dicha información es el rendimiento de cada trabajador. Con el registro de las horas trabajadas las empresas pueden saber cómo rinden sus trabajadores con las tareas que tienen asignadas en ese momento.
Todo ello con la seguridad de disponer de información objetiva, para evitar situaciones de tensión con los trabajadores.
2.4 Toma de decisiones
En relación con el factor anterior, la información obtenida del control de horas trabajadas de cada empleado puede servir para que la empresa calcule la rentabilidad de sus trabajadores, según su productividad.
Con dicha información, la empresa puede tomar decisiones sobre reajustes de plantillas, destinar más recursos a un departamento u otro, etc. Estas decisiones se realizan con el objetivo de encontrar el equilibrio perfecto entre rendimiento y rentabilidad.
En este sentido, la automatización, tanto del control de horas trabajadas como de asignación de tareas, es una gran ventaja competitiva para las empresas. Pero de esto hablaremos más adelante.
2.5 Evitar el fraude interno
De la misma forma que indicábamos que, por ley, las empresas están obligadas a realizar un control de las horas trabajadas, los empleados, por contrato, también están sujetos a unas horas totales que deben realizar.
En el caso de que un trabajador no esté cumpliendo con su parte del trato, la empresa puede proceder de manera legal, pues se considera que se está produciendo una situación de fraude por parte del trabajador hacia la empresa.
De nuevo, las nuevas tecnologías y las herramientas digitales para realizar el control de horas trabajadas pueden ser una solución para combatir el fraude interno.
2.6 Conseguir una plantilla consolidada
En relación con el punto anterior sobre el fraude interno, con la prevención de este, se consigue que los empleados estén en un ambiente de trabajo sano. Este hecho puede desencadenar una serie de factores positivos, los cuales comienzan por una plantilla consolidada que, a su vez, serán más eficientes, por lo que su rendimiento y productividad se verán afectados de manera muy positiva.
2.7 Adaptar el sistema de control horario a cada empresa
Tal y como hemos comentado anteriormente, las empresas pueden seguir diferentes sistemas de trabajo. Cada compañía tiene unas características individuales, las cuales vienen definidas por el tipo de actividad y el sector en el que la realizan. Estos factores son importantes para poder definir el sistema de control de las horas trabajadas.
Tanto con el teletrabajo como cualquier otro sistema que implique romper con lo tradicional, el control horario debe permitir a los trabajadores registrar el total de las horas trabajadas. Los modelos de teletrabajo o trabajo híbrido ofrecen una mayor flexibilidad horaria a los empleados. Pese a ello, el sistema de control implantado debe cubrir esas necesidades.
Más adelante veremos cómo pueden ayudar las soluciones digitales como softwares o Apps que permiten un control de las horas trabajadas eficiente, pero el objetivo es que este control sea capaz de adaptarse a las necesidades de cada empresa.
3. Sistemas de control de las horas trabajadas
El control de las horas trabajadas puede resultar un proceso muy poco productivo para muchas empresas. Por lo tanto, dar con el sistema adecuado es prioridad para las compañías y más cuando es de obligación legal llevar a cabo dicho registro.
A continuación, veremos qué dos tipos son los que principalmente, utilizan las empresas a día de hoy y cuál es mucho más efectivo.
3.1 Proceso manual de control de horas trabajadas
Cuando hablamos de procesos manuales, es posible que nos imaginemos situaciones en las que los responsables de RR.HH. deban rellenar libros o documentos, bolígrafo en mano. La realidad es que, gracias a los avances tecnológicos, esto ya ha cambiado, aunque puede ser que todavía haya empresas que lo hagan así.
La tecnología y los procesos manuales pueden convivir y un ejemplo son los softwares que requieren la introducción de datos e información de manera manual. Muchas empresas todavía trabajan con hojas de cálculos de Excel, un software que es muy apto para la función de la gestión de las horas trabajadas, pero que, tal y como hemos indicado, precisa de la introducción manual por parte de un empleado.
Este aspecto es un punto en contra ante los softwares más innovadores. Principalmente, la gran desventaja es la necesidad de tener a un empleado pendiente de actualizar los datos y de realizar un seguimiento diario. Este hecho provoca que los responsables de RR.HH. tengan que dedicar muchas horas de trabajo a esta tarea, la cual pueden ser muy repetitivas, largas y tediosas, y sobre todo, obligatorias.
En este punto, también debemos tener en cuenta más factores negativos como la posibilidad de cometer un error humano o el hecho de no tener la información centralizada, entre otros.
3.2 Proceso automatizado de control de horas trabajadas
Antes hemos comentado que existen dos formas de realizar el control de horas trabajadas: manual o automatizado. Como hemos podido comprobar, son varios los inconvenientes que presenta realizar este proceso manualmente, y aún más, si los comparamos con herramientas que automatizan la gestión horaria.
Los softwares de control de horas trabajadas presentan varias ventajas que sirven para ahorrar tiempo y recursos. Algunas de estas ventajas son:
- Adaptables a diferentes sistemas de trabajo, como el teletrabajo o el formato híbrido.
- Permiten una mayor flexibilidad laboral a los empleados.
- Se puede obtener información en tiempo real.
- Crean una colaboración entre empleado y manager.
Soluciones como Nubhora son la herramienta perfecta para dar el cambio a la automatización del control de las horas trabajadas y la gestión horaria en general. Además, Nubhora está ideada con el fin de poder utilizarse desde cualquier dispositivo, gracias a su App y el software, los cuales permiten un acceso tanto en dispositivos móviles como en ordenadores.
Nubhora cuenta con muchas funciones, entre las que podemos destacar las siguientes:
- Fichaje y Control horario, con el que se registra la jornada laboral de los empleados, cumpliendo con la normativa legal vigente.
- Portal del empleado, pensado para que los trabajadores puedan acceder a la información relacionada con la gestión de su tiempo en la empresa.
- Organizador de turnos, con el que los responsables podrán planificar los turnos de manera eficiente y tener una visión global de la plantilla.
- Gestión de vacaciones, permisos y ausencias, en la que los propios empleados serán quienes realicen las peticiones y los responsables quienes las autoricen.
Estas son algunas de las funciones de Nubhora, pero dispone de muchas más, las cuales pueden ayudar en diferentes aspectos como reducir el absentismo laboral, crear alertas y mejorar la comunicación interna.
Además, Nubhora es completamente integrable con otros softwares de gestión como softwares de RR.HH. o de gestión ERP & CRM.
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