Tener una buena relación y colaboración entre empleado y manager es fundamental para el correcto desarrollo del día a día de las empresas, y constituye un aspecto clave para gestionar de manera ágil y sencilla todos aquellos procesos relacionados con el tiempo de los trabajadores. Este tiempo no se ciñe exclusivamente al registro de la jornada laboral, sino que también incluye la solicitud de vacaciones o días libres, así como cualquier ausencia o incidencia. Para ello, es necesario contar con una herramienta tecnológica como Nubhora, que permite optimizar la gestión por ambas partes.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es Nubhora?
Nubhora es una solución cloud colaborativa para la gestión del tiempo de los empleados que cuenta con todas las herramientas necesarias para la administración integral de todos los procesos relacionados con los Recursos Humanos de las empresas.
Esta solución proporciona una plataforma en la que empleado y manager colaboran en el conjunto de procesos que conforman la gestión de Recursos Humanos, fomentando la transparencia, la comunicación interna, la automatización de procesos y facilitando la digitalización de toda la documentación laboral.
2. Ventajas de Nubhora
Hay muchas empresas que necesitan configurar de forma diferenciada los perfiles de usuario en función de si son empleados o managers, con distintos niveles de acceso a trámites e información.
A continuación, veremos cuáles son las características básicas de Nubhora en función del acceso con un perfil típico de empleado o de manager.
2.1 Acceso con el perfil de empleado
Los usuarios que no gestionan equipos humanos pueden acceder a Nubhora tanto desde el ordenador de la oficina como a través de la App, con el Portal del Empleado.
El dashboard del empleado puede incluir las siguientes herramientas:
- Registro de la jornada laboral: registro de la hora de inicio y finalización de la jornada, fichaje de descansos y posibilidad de anular o cambiar el paso de un marcaje para solucionar un error.
- Saldo diario, semanal y mensual de horas trabajadas.
- Calendario personalizado del empleado según su contrato de trabajo y convenio aplicable.
- Panel de solicitudes (de cambios en el marcaje, días libres, vacaciones…) y visualización del estado de cada una de ellas: aprobada, denegada o pendiente.
- Tablón de anuncios, incluyendo avisos, notificaciones y tareas.
- ¡Y muchas más!
Si la solución se integra con los otros programas de Recursos Humanos, desde el portal del empleado el usuario también podrá visualizar sus nóminas y firmar documentos laborales de RR.HH. gracias al módulo de firma digital de Nubhora.
2.2 Acceso con el perfil de manager
En primer lugar, es muy importante tener en cuenta que Nubhora permite configurar varios tipos de perfiles manager, con niveles de acceso distintos.
Por ejemplo, en una empresa de tamaño medio se podrían configurar dos niveles diferenciados de perfil manager:
- Responsable de departamento.
- Director de Recursos Humanos.
En compañías con más empleados se pueden definir tantos perfiles de responsable o manager como se desee, como, por ejemplo, un perfil de jefe de área, y atribuir a cada uno de ellos equipos, gestiones y niveles de acceso a la información diferenciados.
Las funcionalidades para manager más habituales del dashboard de inicio de Nubhora, incluyen:
- Panel de gestión global con el resumen de todos los procesos en activo.
- Panel de solicitudes de los empleados, destacando las pendientes de tramitar.
- Visualización en tiempo real de los trabajadores presentes y ausentes.
- Balance de saldos y permisos: visualización del saldo de horas de cada trabajador y del equipo en su conjunto, así como índices de absentismo u horas extras, entre otros.
- Y muchas más, siempre en consonancia con las atribuciones de cada tipología de perfil manager.
Además, los managers pueden acceder, con un solo clic, al cuadrante de vacaciones, el panel de notificaciones y muchas otras utilidades. Nubhora permite asimismo que los managers reciban un email a diario y único, con la relación de las gestiones pendientes, así como las alertas que requieren de su atención.
En la vista de empleados a su cargo, el manager tiene acceso a todos los datos de cada empleado como calendarios, horario, marcas, solicitudes, saldos de horas, etc.
3. ¿Cómo es el proceso colaborativo de empleado y manager con Nubhora?
Nubhora libera a los responsables de RR.HH. de las tareas más rutinarias gracias a la corresponsabilización de empleados y managers en la gestión del tiempo. Esto mejora sustancialmente la transparencia en la empresa y repercute positivamente en la motivación de su capital humano, que se siente partícipe de los procesos que le afectan directamente, enfatizando su consideración como profesionales.
A continuación, veremos cómo se desarrolla esta colaboración entre empleado y manager en los principales procesos de gestión del tiempo.
3.1 Registro de la jornada laboral
El registro diario del horario de trabajo es obligatorio desde marzo de 2019, y es el proceso en el que la colaboración de empleado y manager es más importante. Se trata de una rutina diaria, que si no se delega al empleado supone una enorme cantidad de tiempo perdido para el manager o el responsable de RR.HH., especialmente si no se utilizan herramientas digitales para ello.
Por otra parte, corresponsabilizar al empleado del registro de su propia jornada le proporciona autonomía y le hace sentirse más valorado y respetado, porque el mensaje subyacente de la empresa es que se le considera un profesional responsable en el que se puede confiar.
Esto no significa que no haya control sobre el registro de la jornada: las soluciones para la automatización del registro horario permiten supervisar la veracidad de los datos introducidos, ofreciendo las mismas o incluso más garantías para prevenir el fraude en el fichaje que con el uso de métodos manuales.
El proceso del registro horario con Nubhora se realiza del siguiente modo:
- El empleado registra sus ‘entradas’ y ‘salidas’ con un solo clic, con opción de indicar asimismo códigos de incidencia para marcar las ausencias diarias permitidas, como las pausas para el café o para salir a fumar.
- Desde su dashboard, el manager puede controlar en cualquier momento el saldo de horas efectivas trabajadas en relación a las estipuladas por contrato, pudiendo establecer alertas en caso de incumplimiento.
- Por su parte, el empleado recibe notificaciones y correos electrónicos avisándole de que tiene irregularidades, como, por ejemplo, retrasos, olvidos de marcas, ausencias o saldos negativos, entre otras.
Además, Nubhora permite que el empleado sea autosuficiente y pueda resolver por sí mismo incidencias como la anulación de una marca, cambiando el paso entrada/salida, o solicitando su modificación.
En el caso de los trabajadores que están teletrabajando o durante los desplazamientos profesionales, Nubhora permite registrar la jornada de trabajo desde la App en los dispositivos móviles de los empleados, geolocalizando su ubicación solo en el momento de fichar.
3.1.1 Flexibilidad horaria
La flexibilidad horaria es un incentivo de carácter no económico opcional que algunas empresas incluyen como parte del salario emocional de los empleados, en consonancia con su política de empresa para atraer y retener el talento.
En algunas organizaciones, esta flexibilidad solo se concede a una parte de la plantilla, en función de su cargo o de las características del puesto, ya que hay trabajos que requieren presencialidad en horarios fijos.
Es difícil imaginar la flexibilidad horaria sin una solución que automatice el registro horario. Mediante la configuración inicial de las franjas de tiempo de presencia obligatoria y los márgenes de tolerancia, Nubhora permite implementar el grado de flexibilidad que la empresa desee sin que los managers pierdan el control sobre la jornada de trabajo de su equipo.
Por ejemplo, un caso de flexibilidad mínima sería establecer media hora de cortesía en la hora de llegada a la oficina, que en caso de usar habría que recuperar por la tarde de ese mismo día. El ejemplo opuesto de máxima flexibilidad consistiría en configurar una jornada totalmente abierta a lo largo de todo el día, con cálculo de bolsas de horas semanales o mensuales para asegurarse de que los empleados cumplen con las horas de trabajo que establecen sus contratos. Entre ambos extremos, por supuesto, hay toda una gama de opciones de flexibilidad intermedia que las empresas pueden establecer en la aplicación.
Por lo tanto, una vez realizada la configuración inicial, el registro de la jornada con flexibilidad horaria se realiza exactamente del mismo modo que con horarios rígidos. Empleado y manager podrán controlar conjuntamente el cumplimiento de las horas de trabajo diarias, semanales y mensuales desde sus respectivos dashboards, y en caso de errores de marcaje o incumplimiento de la jornada se pondrá en marcha el flujo de solicitudes automatizadas que explicamos a continuación.
3.2 Gestión de solicitudes
Algunas de las solicitudes más comunes que se pueden configurar son:
- La validación de un marcaje olvidado.
- Adjuntar un justificante de una ausencia retribuida.
- Pedir un permiso a futuro para una mudanza o visita médica, por ejemplo.
- Solicitar un cambio de horario.
- Proponer días de vacaciones.
En cualquiera de los ejemplos anteriores, el empleado debe crear una solicitud a su manager, mediante un proceso automatizado, sencillo y con visibilidad en tiempo real de las actualizaciones del estado de estas peticiones.
Todas estas solicitudes generan un email hacia el manager y aparecen en su dashboard en forma de lista de peticiones pendientes de aprobar, lo cual le permite:
- Revisar los datos y detalles.
- Consultar los documentos adjuntos y añadir más si es necesario.
- Aprobar, denegar o solicitar documentación o información adicional.
- Añadir comentarios.
Una vez aceptada o rechazada la solicitud, se emite un email hacia el empleado correspondiente, o bien aparece el nuevo estado de la solicitud en su dashboard, para que, así, empleado y manager colaboren en el día a día generando información esencial para la gestión horaria.
3.3 Gestión de las vacaciones
La propuesta de días para las vacaciones anuales puede partir del empleado o del manager, según cómo lo configure la empresa en la aplicación.
Generalmente la dirección de las organizaciones elige la segunda opción, dando autonomía a los managers de las distintas áreas para que organicen las vacaciones de sus equipos.
El cuadrante de vacaciones permite al manager planificar de forma visual los días de descanso de los miembros de su departamento, evitando solapamientos, respetando las condiciones pactadas individual o colectivamente e integrando las solicitudes de días concretos de los empleados.
Por otra parte, el control automatizado de las vacaciones permite:
- Definir bolsas de vacaciones según los días que le corresponden a cada empleado o en función de los días de libre disposición o las vacaciones del año anterior.
- Ver en tiempo real qué personas están trabajando y cuáles están de vacaciones.
- Generar balances de vacaciones disfrutadas.
- Consultar, tanto desde el perfil manager como desde el del empleado, los días libres o los festivos, distinguiendo si son de carácter nacional, autonómico o local.
3.4 Permisos y ausencias
Nubhora permite gestionar integralmente los permisos y ausencias justificadas desde la base de la colaboración entre empleados y managers. Pueden crearse tantos tipos de permisos como la empresa desee, por ejemplo:
- Bajas médicas.
- Permisos retribuidos de maternidad, matrimonio, nacimiento de hijos y los demás supuestos que contempla la ley.
- Visitas médicas y otros trámites a recuperar.
- Compensación por exceso de horas realizadas durante el año en curso o en el anterior.
- Reducción de jornada por lactancia o para cuidar a un familiar.
A partir de la tipología de ausencias y permisos establecida, es el mismo empleado el que inicia la solicitud para un día concreto, con la posibilidad de adjuntar documentos justificativos en cualquier momento.
Por su parte, el manager solo tiene que estudiar la documentación y aprobar o denegar la solicitud, o en su caso reclamar al trabajador el justificante pertinente para procesar el permiso.
4. Las ventajas de la colaboración entre empleado y manager en un vistazo
Nubhora cuenta con un alto grado de satisfacción entre sus múltiples usuarios, ya sean empleados o managers. Entre las múltiples ventajas de las que gozan ambas figuras al gestionar el tiempo de forma colaborativa mediante esta solución destacan las siguientes:
Para las empresas, por su parte, algunos de los grandes beneficios que les aporta la implementación de Nubhora para la gestión integral del tiempo en la organización son:
- La rapidez y dinamismo en el desarrollo de nuevos requerimientos según las cambiantes necesidades de la empresa y los cambios normativos en materia laboral.
- La capacidad de adaptación y la completa independencia que propociona el software de Nubhora.
- El soporte personalizado y asistencia antes, durante y después de la implantación del sistema que reciben los clientes para optimizar sus procesos de gestión del tiempo, simplificando procedimientos y automatizando las tareas burocráticas.
- El expertise del equipo de Nubhora, con más de 36 años de experiencia con clientes de múltiples sectores comerciales.
5. Módulos complementarios de Nubhora
5.1 Gestión del absentismo
El absentismo laboral se entiende como la suma de:
- Las ausencias justificadas e injustificadas.
- Los retrasos en la hora de entrada al trabajo.
- Las bajas laborales.
Y puede medirse en función de:
- Cada trabajador.
- Equipo de trabajo, departamento o perfil profesional.
- El conjunto de la plantilla.
El volcado masivo de información que permiten las herramientas tecnológicas como Nubhora proporcionan información en tiempo real sobre el absentismo laboral en la empresa.
Además, Nubhora dispone de un módulo adicional para la gestión del absentismo, adaptable a los convenios y condiciones laborales de cada negocio, con métricas de todo tipo y visibilidad de las ausencias y retrasos en las distintas áreas de la organización.
5.2 Organizador de turnos
Planificar, organizar y controlar los turnos de trabajo es infinitamente más fácil usando herramientas como Nubhora. Este módulo incluye múltiples funcionalidades para una eficiente gestión del trabajo en equipo por turnos, entre las cuales destacan:
- Configuración de acuerdo a convenios y contratos y requisitos legales en cuanto a descansos.
- Plantillas según el tipo de turno: rotativo, fijo e incluso flexible.
- Cuadrante de turnos intuitivo y visual.
- Notificaciones y avisos de incidencias en tiempo real.
Una vez configurados los turnos, la estrecha colaboración entre empleado y manager que facilita Nubhora ayudará a resolver los imprevistos de forma más eficaz y comunicar cualquier cambio con más tiempo.
5.3 Gestión de la productividad
Este módulo complementario de Nubhora es una gran herramienta para la colaboración entre empleado y manager durante el desarrollo del trabajo en equipo y la ejecución de proyectos empresariales.
La aplicación permite segmentar los distintos proyectos en tareas concretas que se asignan a distintos empleados, planificando los timings de cada fase, asignando horarios y turnos de trabajo y controlando su ejecución.
La colaboración entre empleado y manager es fundamental para gestionar los proyectos desde este módulo, ya que ambas figuras introducen los datos necesarios para medir los tiempos de cada tarea.
El módulo también incluye la gestión documental de las distintas actividades, así como múltiples datos sobre productividad, costes y tiempos asociados que pueden visualizarse mediante gráficos y estadísticas.
El análisis en profundidad de los índices de rendimiento proporciona un enfoque Lean al negocio, que permite reorganizar los flujos de trabajo allí donde se detectan problemas y mejorar la productividad de los empleados y de los proyectos empresariales.
5.4 Onboarding e intercambio de documentación laboral
Recientemente, Nubhora ha lanzado tres nuevos módulos complementarios que están facilitando enormemente el trabajo a los departamentos de RR.HH. que utilizan la solución. Se trata de los módulos de comunicación interna, onboarding y firma digital que, por una parte, acompañan el proceso de acogida y preparación de los nuevos empleados, y por otra permiten el intercambio y la firma electrónica de documentos como contratos laborales, cartas de despido o justificantes de entrega de materiales, por poner tres ejemplos.
Y la mejor noticia para los empleados es que este nuevo desarrollo pone fin a la tediosa práctica de impresión, firma, escaneo y envío de documentos como el contrato de trabajo desde el propio hogar.
6. El uso de herramientas tecnológicas marca las grandes tendencias empresariales
La velocidad de los avances tecnológicos en el contexto de la 4ª Revolución Industrial está cambiando la forma de trabajar y las relaciones entre empleado y manager, en el seno de unas organizaciones con una estructura cada vez más horizontal.
El trabajo por objetivos mide la productividad en función de la ejecución de proyectos concretos, y, lentamente, está sustituyendo a la antigua valoración de los empleados con criterios de presencialidad, independientemente de su rendimiento.
Las soluciones cloud permiten, asimismo, implementar el trabajo en equipo asincrónico, en el que se asignan unos timings al calendario general de cada proyecto y se permite a los profesionales realizar las tareas asignadas desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando cumplan las fechas límite establecidas y los índices de productividad.
En Nubhora somos muy conscientes de esta revolución en el mundo laboral, y por esto estamos investigando y desarrollando constantemente nuevas funcionalidades para las cambiantes necesidades de las empresas. Nuestras soluciones mejoran la comunicación interna del equipo y permiten llevar a cabo una gestión mucho más ágil y colaborativa los Recursos Humanos, adaptadas a las últimas tendencias en el mundo de los negocios.
