Teletrabajo en España: evolución y regulación

Antes de la pandemia, el teletrabajo era una modalidad prácticamente desconocida para nosotros. Sin embargo, ahora está a la orden del día. De hecho, teniendo en cuenta datos del Instituto Nacional de Estadística, en 2019 solo el 4,8% de la población teletrabajaba. Debido a esto y al aumento del teletrabajo en los dos últimos años, fue necesario estipular algún tipo de legislación que pudiese pautarlo y regularlo, cometido que solventó la Ley del teletrabajo.

1. ¿Qué dice el Real Decreto Ley 5/2023 sobre el Teletrabajo?

Desde que España adoptó el Real Decreto-ley 5/2023 el 28 de junio, se ha marcado un notable avance en las políticas de conciliación laboral, en especial por las facilidades asociadas al teletrabajo. Una de las actualizaciones más destacadas es la extensión en la posibilidad de solicitar modificaciones en la jornada laboral, con el objetivo principal de brindar a los trabajadores una mejor atención y cuidado de sus hijos. Además, se prevé que el teletrabajo propicie una mayor adaptabilidad para aquellos trabajadores que conviven con personas de la tercera edad o dependientes.

En relación a este nuevo marco legal, para hacer efectivo el cambio en la modalidad laboral a distancia por motivos de conciliación, es requisito que los empleados formalicen su petición de manera escrita. Una vez la empresa reciba dicho requerimiento, está en la obligación de entablar un diálogo negociador con el empleado, debiendo resolver la solicitud en un plazo no mayor a 15 días. Este Real Decreto concede a los trabajadores el permiso para solicitar el teletrabajo cuando tengan hijos menores de 12 años o si cuentan con un familiar dependiente en su hogar.

2. Covid y teletrabajo en España: ¿Cómo ha evolucionado?

Ante la llegada de la Covid-19 a España, el teletrabajo tuvo su propio recorrido. El confinamiento hizo que esta cifra aumentase en el segundo trimestre de 2020, subiendo hasta al 16,2%. Además, en 2020, el Ministerio de Economía y Trabajo creó una guía para la actuación en el ámbito laboral en relación al Coronavirus.

Este documento daba las siguientes pautas para implementar el teletrabajo:

• Una medida temporal y extraordinaria, reversible cuando la situación volviese a la normalidad.
• Que se adecúe a la legislación laboral y al convenio aplicable.
• Que no reduzca los derechos en seguridad y salud, ni que reste los derechos profesionales.
• Que no genere un coste para los empleados que necesiten medios tecnológicos.

Aun así, hacia el segundo trimestre de 2021 el porcentaje bajó a un 9,4%, debido al aligeramiento de restricciones.

3. Normativa del teletrabajo

Fue precisamente en 2021 que entró en vigor una nueva ley que suplía las carencias legislativas alrededor del teletrabajo y el trabajo a distancia. Pero esta metodología no siempre había ocupado un lugar prioritario en la normativa española. A raíz de la pandemia, era necesario revisitar el tema.

3.1 ¿Qué dice la Ley sobre el teletrabajo?

En años anteriores a 2020, cuando el confinamiento no había cambiado nuestra manera de entender el trabajo, en España la Ley no le daba mucha importancia al trabajo a distancia. Según el BOE era una excepción en el mundo laboral.

Incluso en el Anteproyecto de ley se comentaba que el Artículo 13 del estatuto de los Trabajadores consideraba el teletrabajo como algo «marginal, amenazado por la economía sumergida y el trabajo y salario no declarados, en muchas ocasiones degradado y raramente escogido como opción prioritaria por la persona trabajadora.»

A pesar de que se trataba de un anteproyecto, en el documento también se tenía en cuenta que para que los empleados pudiesen realizar sus tareas, la empresa debía aportar la tecnología necesaria y cubrir el coste. También establecía que el teletrabajo es de carácter voluntario y que la decisión debe mediarse entre la empresa y el empleado, por lo cual sería necesario crear un acuerdo entre ambas partes.

3.2 Ley 10/2021 del Teletrabajo y el Trabajo a Distancia

3.2.1 Conceptos Clave

Después de muchas dudas al respecto de la normativa del teletrabajo en España, el 9 de julio de 2021 entró en vigor la ley que revisaba los decretos anteriores y daba respuesta a las necesidades que habían surgido debido a la implantación del  teletrabajo. Uno de los asuntos a destacar de esta nueva Ley es la clasificación de los conceptos clave, que diferencian entre trabajo a distancia, teletrabajo y el trabajo presencial.

• Trabajo a distancia: se realiza fuera de una empresa o en la residencia del empleado.
• Teletrabajo: trabajo que requiere de elementos telemáticos para poder llevarse a cabo.
• Trabajo presencial: se desempeña en la oficina o el lugar que la empresa haya decidido.

Los puntos a destacar que implementa la Ley 10/2021 son:

• El teletrabajo es voluntario, ya que parte de un acuerdo mutuo entre el empleado y la empresa.
• Las personas que teletrabajan tienen los mismos derechos que el personal que trabaja de forma presencial.
• El teletrabajo se entiende como algo flexible, un recurso que se puede usar según las necesidades de la empresa y el trabajador.

4. Regulación del teletrabajo

En base a esta Ley del teletrabajo en España, se establecieron pautas que aclaran las dudas que pueden surgir al implementarlo.

4.1 Derechos del trabajador

La normativa actual también regula los derechos de cada empleado. Como hemos comentado anteriormente, las personas que teletrabajan tienen los mismos derechos que las personas que trabajan fuera de la oficina, y las condiciones de su contrato siguen vigentes, aunque no estén en las instalaciones de la empresa. Los derechos más destacables son:

• Derecho a la formación: trabajando fuera de la oficina los trabajadores tienen la garantía de poder formar parte de las acciones formativas que la empresa les facilite, incluyendo la formación específica para realizar su función.

• Derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de equipos y herramientas: ya que las características de teletrabajo son principalmente ofimáticas, la normativa actual dicta que es la empresa quien debería facilitar el material al empleado para que pueda teletrabajar, además de proporcionar soporte en caso de que hubiese algún fallo técnico.

• Derecho al horario flexible en los términos del acuerdo: el empleado que haya accedido a formar parte de un acuerdo de teletrabajo tiene el derecho a flexibilizar su horario laboral, mientras esté respetando los términos de su contrato además de los tiempos de trabajo y descanso estipulados.

• Derecho al registro horario adecuado: deberá usarse un sistema de registro horario que calcule y permita visualizar de manera precisa el tiempo de trabajo a distancia, incluyendo los momentos de entrada y salida durante la jornada laboral sin comprometer la flexibilidad horaria.

• Derecho a la desconexión digital: este punto confirma que las personas que teletrabajen tienen derecho a desconectar sus dispositivos fuera de su horario laboral. Además, la empresa debe garantizar la desconexión limitando la comunicación en el período de descanso a parte de respetar el horario de la jornada de trabajo.

Contar con una política de teletrabajo, hace que cada empresa establezca sus propias guías al implementar esta metodología. De esta forma, se unifican todas las necesidades del personal que esté teletrabajando. Así resulta más fácil mantener el control de tiempos de trabajo y se fomenta el equilibrio entre la vida laboral y el tiempo libre.

4.2 Acuerdo de teletrabajo

Antes de que un empleado empiece a teletrabajar, es necesario crear un documento en el que se incluyan como mínimo los siguientes puntos: 

• Inventario del equipamiento necesario para teletrabajar.

• Enumeración de los gastos y cuantificación de la compensación de los gastos del trabajador a distancia y momento en que se debe abonar. Esto se corresponderá con lo indicado en convenio, en su caso.

• Horario de trabajo y reglas de disponibilidad.

• Distribución entre el trabajo presencial y a distancia.

• Centro de trabajo al que pertenece.

• Lugar desde donde teletrabajará.

• Plazos de preaviso para el ejercicio de situaciones de reversibilidad.

• Procedimiento en caso de haber dificultades técnicas que impidan el trabajo.

• Medios de control empresarial de la actividad, si existen.

• Extensión del contrato.

• Instrucciones estipuladas por la empresa respecto a la protección de datos.

También hay que recordar que el teletrabajo es reversible. Después de firmar este acuerdo el empleado puede optar por seguir trabajando o no, volviendo a su puesto presencialmente.

4.3 Teletrabajo y sanciones

A pesar de que ya hemos comentado que el teletrabajo es opcional, la ley del teletrabajo sí que dicta que si se incumple el acuerdo de trabajo a distancia hay tres tipos de sanciones, según la gravedad de la infracción. El BOE las califica de la siguiente manera:

• Las leves, en su grado mínimo con multas de 70 a 150 euros; en su grado medio, de 151 a 370 euros; y en su grado máximo, de 371 a 750 euros.

• Las graves con multa, en su grado mínimo de 751 a 1.500 euros, en su grado medio de 1.501 a 3.750 euros; y en su grado máximo de 3.751 a 7.500 euros.

• Las muy graves con multa, en su grado mínimo de 7.501 a 30.000 euros; en su grado medio de 30.001 a 120.005 euros; y en su grado máximo de 120.006 euros a 225.018 euros.

4.4 ¿A qué trabajadores afecta la Ley del Teletrabajo en España?

La Ley no afecta a todo el mundo de la misma manera, aquí exponemos sus dos excepciones:

• Esta nueva normativa afecta a las personas que tengan un contrato general y especifica que el teletrabajo debería ocupar un 30% de la jornada total, durante un período de 3 meses.

• Si se trata de menores de edad, contratos de prácticas, teletrabajarían durante un 50% de la jornada laboral. 

5. Ventajas e inconvenientes del teletrabajo

Con el paso del tiempo se ha convertido en un tema que genera dos opiniones y visiones opuestas. Por un lado, hay personas que lo contemplan como una metodología que no facilita el trabajo, y por otro hay gente que piensa justo lo contrario. Por eso hacemos un recogido de las ventajas e inconvenientes del teletrabajo.

5.1 ¿Qué ventajas tiene teletrabajar?

Cuando el teletrabajo empezó a formar parte de nuestro día a día, observamos cambios en nuestra rutina que la convertían en una manera de trabajar que ofrecía aspectos positivos, que subrayan la importancia de tener equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Entre las ventajas destacan:

• Conciliación de la vida personal, laboral y familiar: relacionado con el punto anterior, teletrabajar tiene la ventaja de poder dedicarle más tiempo a la vida personal y familiar cuando se hace en remoto, ya que los horarios de trabajo dejan de ser un impedimento.
• Ahorro de costes en la oficina. Cuando las instalaciones de la empresa no están en uso, es más fácil ahorrar en costes como mantenimiento, luz, agua….
• Menos tiempo en desplazamientos. El teletrabajo también crea un ahorro de tiempo, ya que no se invierten horas en el transporte público o en el tráfico.
• Aumento de productividad: al poder realizar las tareas desde un lugar que el mismo trabajador ha elegido la productividad incrementa ya que puede adaptar el espacio según sus preferencias personales.
• Reducción del absentismo: esta modalidad de trabajo hace que el absentismo se reduzca considerablemente, ya que hay menos posibilidad de tener ausencias cuando hay la posibilidad de trabajar desde cualquier ubicación.
• Captación y retención del talento: debido a que el teletrabajo se puede llevar a cabo desde cualquier lugar, esto aumenta las posibilidades de contratar a personas según su potencial y experiencia sin límites geográficos. Además, la opción de teletrabajo, genera ofertas laborales más atractivas que aportan más flexibilidad y satisfacción al trabajador.

5.2 ¿Hay desventajas?

Sin embargo, al pasar más tiempo en casa, también se han notado algunos inconvenientes a causa de no poder interactuar con responsables o compañeros. Entre las desventajas que mencionaremos destacan el horario continuo o la posible falta de coordinación dentro de un equipo.

• Estrés tecnológico y fatiga informática: ya que el teletrabajo se apoya en la tecnología, uno de los inconvenientes más claros es el exceso de tiempo que se pasa delante de pantallas.
• Horario continuo: al no haber separación de espacios entre casa y el trabajo, es posible que se mezclen los límites horarios o que el final de la jornada no quede tan delimitado.
• Aislamiento laboral: una de las partes principales que define el trabajo empresarial, es el trabajo en equipo. Trabajar desde casa puede generar barreras respecto a las interacciones entre compañeros de trabajo.
• Pérdida de identidad corporativa: las empresas suelen definirse por los elementos que las identifican. Ya sea el tipo de oficina, el uniforme, la sensación de grupo… Pero cuando no se trabaja presencialmente, son cosas que quedan diluidas al no interactuar cara a cara.
• Diferencias en el intercambio de información presencial vs. Teletrabajo: relacionado con los puntos anteriores, encontramos que la calidad de la información no es tan clara ni tan directa, cuando no hay trabajo presencial. A pesar de que los e-mails, video llamadas o mensajes instantáneos pueden ayudar y servir de apoyo, es cierto que la comunicación verbal y presencial hace que el trabajo sea más fluido.

Por estos motivos, es importante para la compañía contar con herramientas tecnológicas de control horario que sirvan de gran apoyo mientras ayudan a equilibrar tanto los inconvenientes como las desventajas del teletrabajo.

6. ¿En 2023 España sigue teletrabajando?

A pesar de que anteriormente comentábamos que el teletrabajo había estado en alza durante el inicio de 2020, también es cierto que hacia el tercer trimestre de 2021 volvió a bajar, ya que la situación de la crisis sanitaria lo permitía. Desde entonces, el panorama ha cambiado y ahora en 2023, ya no es una metodología de trabajo tan presente.

Basándonos en la Encuesta de Población Activa (EPA) del INE, durante el segundo trimestre de 2023, el 7,3% de los trabajadores en España ejercieron su profesión desde casa en más de la mitad de sus jornadas laborales. Esto se traduce en 1.527.800 individuos teletrabajando. Adicionalmente, otro 6,6% (1.381.200 personas) afirmó haber trabajado a distancia de forma esporádica.

7. ¿Cómo gestionar el teletrabajo?

Uno de los retos más importantes que implica teletrabajar, sigue siendo la gestión empresarial. Y es que al no trabajar en las oficinas es mucho más difícil coordinar equipos. Los sistemas de optimización de la productividad son una herramienta que puede facilitar este proceso, haciéndolo más eficaz, ya que permiten mantener el orden sin necesidad del contacto presencial.

7.1 Fichaje y control horario

Aunque no se trabaje desde la empresa, el horario laboral sigue manteniéndose, así como los descansos y la flexibilidad horaria de cada contrato. Contar con un sistema que permite el control horario no solo garantiza que se está siguiendo la normativa, también hace que el empleado tenga acceso inmediato para ver cuánto tiempo le dedica a sus responsabilidades o de saber exactamente en qué punto se encuentra su bolsa de horas.

Cuando hablamos de control horario, uno de los puntos más habituales es el fichaje. Cuando el trabajo ya no es presencial, es necesario contar con una herramienta que permita hacerlo desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Soluciones como estas hacen que el usuario pueda fichar tanto si trabaja presencialmente como si teletrabaja.

7.2 Vacaciones y ausencias

Ocurre algo parecido cuando se trata de tener un registro de ausencias y solicitud de vacaciones. Es por eso que, al no estar dentro del lugar de trabajo habitual, el hecho de que cada empleado pueda tener un control de permisos, ausencias y vacaciones, evita solapamientos y le facilita el trabajo al departamento de recursos humanos.

8. Beneficios de automatizar la gestión horaria

Contar con Nubhora hace que la gestión horaria deje de ser una labor que genere más carga de trabajo al departamento de recursos humanos, creando un sistema colaborativo entre los empleados y los responsables de cada equipo y departamento.

Nuestra solución cumple la normativa vigente, es adaptable al teletrabajo y la flexibilidad laboral y cuenta con un sistema de acceso controlado a la empresa. En situaciones como el teletrabajo, destacamos sus principales características:

Portal del empleado: que aporta una visión global y centralizada para los trabajadores, ya que permite visibilizar el equipo y mejora la comunicación interna. Es un sistema fácil e intuitivo que permite a la plantilla ver sus entradas y salidas del puesto de trabajo y gestionar su horario debidamente.

• Fichaje en remoto: esta función permite a los trabajadores fichar desde sus dispositivos, como la App para móvil o su ordenador. También cuenta con geo localizador GPS .

• Alertas y comunicación: las alertas que Nubhora gestiona pueden ayudar a facilitar la desconexión digital, ya que marcan las horas de salida del puesto laboral, conciliando la vida laboral y personal.

• Gestión de ausencias y vacaciones: para pedir vacaciones o días personales solo es necesario solicitarlas a través de nuestro software. Así que agiliza todo el proceso de gestión aunque se trabaje desde casa. También es posible adjuntar las solicitudes o partes de baja o cualquier documento importante, como un justificante médico.

Nubhora permite que la comunicación interna de una compañía sea cómoda fluida y eficaz, además de poner a disposición de la compañía todas las funcionalidades necesarias para que se pueda llevar a cabo un correcto registro de la jornada laboral, tanto si los empleados están teletrabajando como si están desarrollando sus tareas presencialmente desde las instalaciones de la empresa.