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Smart working: ¿el futuro del teleletrabajo?

¿Sería posible teletrabajar desde cualquier lugar sin horarios fijos? ¿Cómo se debería adaptar este modelo para respetar la normativa laboral? ¿El rendimiento de los empleados aumentaría o disminuiría? El Smart working en nuestro país es más una idea que una realidad, pero el debate está servido.

1. ¿Qué significa Smart working?

Smart working es una nueva modalidad de trabajo flexible que prioriza la autonomía y autogestión de los empleados mediante el uso de las nuevas tecnologías.

El modelo se basa en la flexibilidad horaria y el teletrabajo, prescindiendo de los horarios fijos y permitiendo al empleado trabajar desde cualquier lugar.

Definirlo como una nueva estrategia empresarial no es del todo correcto, en todo caso se trata de una nueva estrategia de gestión de los recursos humanos, mientras que la verdadera estrategia empresarial es la de organizar el trabajo en función de objetivos, lo cual es un requisito del Smart working, pero que también se puede implementar sin que los empleados tengan ese máximo grado de flexibilidad.

El concepto de Smart working es muy reciente, prácticamente en construcción, por lo que no hay unanimidad respecto a su implementación. Idealmente, los Smart workers trabajan por proyectos y objetivos, y su desempeño se evalúa únicamente en función de los resultados de su trabajo, sin importar cómo han gestionado el tiempo para realizarlo.

Es decir, prácticamente se organizarían como lo haría un autónomo o freelance, pero trabajando por cuenta ajena.

Además, la empresa les permitiría trabajar desde cualquier lugar: la oficina, el hogar o una cafetería al lado de la playa, por ejemplo. A este perfil de profesional de las nuevas tecnologías que viaja a menudo por ocio, aunque con el trabajo a cuestas, también se le conoce como nómada digital.

Para las empresas que están impulsando esta modalidad de trabajo, el objetivo del Smart working es incrementar la productividad, precisamente gracias a la estrategia de basar el trabajo de los empleados en el cumplimento de objetivos, en oposición al tradicional cumplimiento de horarios.

Los cuatro soportes básicos en los que se fundamenta esta forma de trabajar son:

  • La flexibilidad horaria y en los espacios de trabajo.
  • La conectividad de las herramientas tecnológicas.
  • El trabajo en equipo asincrónico, es decir, basado en el cumplimiento de timings al margen de la presencialidad conjunta de los miembros del equipo.
  • La autonomía de los empleados.

Los defensores del Smart working parten de la filosofía de que los empleados felices son más productivos, y que esta modalidad de trabajo proporciona la posibilidad de conciliar la vida familiar, laboral y el ocio.

Con esta nueva forma de trabajar, un empleado podría empezar la jornada desde la casa de un amigo en una ciudad extranjera. Dejar de trabajar cuando detectara que ha bajado su rendimiento para realizar actividades de ocio, enviar unos pocos e-mails desde una cafetería o desde la playa y terminar las tareas planificadas a las doce de la noche, porque es cuando mejor se concentra, por ejemplo.

Pero, más allá de esta idealización, nada impide que, en la práctica, las empresas impongan objetivos de trabajo poco realistas, que impliquen muchísimas horas de trabajo y pocos descansos para los empleados.

Por ello, el Smart working también puede verse como una pérdida de derechos de los trabajadores, que están protegidos contra jornadas abusivas u horas extra no pagadas gracias a la legislación laboral.

1.2 Diferencias entre teletrabajo y Smart working

Aunque el Smart working puede considerarse como un paso más en la evolución del trabajo en remoto, lo cierto es que hoy por hoy existen varias diferencias insalvables entre ambas modalidades.

La primera y principal es el cumplimiento de los horarios de trabajo: mientras que los empleados que pueden teletrabajar deben cumplir los mismos horarios que los trabajadores que están en la oficina, los Smart workers son mucho más flexibles en este aspecto.

La segunda gran diferencia entre Smart working y trabajo en remoto o híbrido es la ubicación. Mientras se asume que el teletrabajo se realiza desde casa, con el modelo Smart a la empresa le es indiferente dónde están físicamente sus empleados, siempre que sean productivos y ejecuten sus proyectos exitosamente.

1.3 Smart working, bleisure y blurring

Estas tres formas de trabajar están íntimamente relacionadas, pero no son sinónimos. A continuación, veremos qué significan bleisure y blurring para distinguirlos del Smart working.

1.3.1 ¿Qué significa bleisure?

Business travel + Leisure  = Bleisure. Con esta sencilla fórmula, los angloparlantes han bautizado una tendencia, que ya existía pero que va en aumento, en el mundo empresarial. Se trata de aprovechar los viajes de negocios para introducir momentos de ocio.

Por poner un ejemplo muy concreto, imaginemos que nuestra empresa organiza una convención anual de ventas en una maravillosa isla del Mediterráneo, desde un martes hasta el viernes.

La agenda incluye conferencias, presentación de novedades, sesiones de training, actividades motivacionales y comidas en el hotel. Es posible que los empleados se marchen de la isla agotados, sin un minuto de tiempo libre y sin haber visto nada de la isla, salvo el hotel y el aeropuerto. Parece una exageración, pero no lo es.

Pues bien, con el bleisure, la empresa ofrecería a los empleados la oportunidad de alargar la estancia en el hotel durante todo el fin de semana para hacer turismo. Eso sí, el coste adicional correría a cargo de cada trabajador.

Existe incluso la posibilidad de que la empresa facilite los vuelos y alojamiento para que los empleados, pagando la parte proporcional, puedan invitar a su pareja o familiares en el lugar de destino durante el fin de semana libre.

De repente, las perspectivas y los ánimos ante la convención anual de ventas han cambiado. Y la percepción de los empleados hacia la empresa también.

Al negocio, la opción del bleisure no le ha costado ni un solo euro, y en cambio ha repercutido positivamente en el compromiso y la sensación de pertenencia de los empleados hacia la empresa, reforzando el Employer Branding y la reputación de la compañía.

1.3.2 ¿Qué significa blurring?

Blurring proviene de la palabra “blur”, que significa desdibujar, difuminar o confundir. En el mundo corporativo, este término suele aplicarse a varios fenómenos relativamente recientes que se están observando en las compañías.

Por una parte, blurring designa la creciente tendencia a la confluencia de estrategias de los distintos departamentos de la empresa. Por ejemplo, las nuevas tendencias en RRHH indican un uso al alza de las herramientas de marketing para ayudar a este departamento a consolidar la imagen corporativa del negocio.

En segundo lugar, el blurring en la empresa también puede referirse a la atenuación de las líneas entre el ámbito personal y profesional de los empleados. Obviamente, el origen de esta tendencia tiene mucho que ver con la omnipresencia del Smartphone en nuestras vidas, que propicia “llevarse el trabajo a casa”, literalmente.

En su vertiente más positiva, el blurring aplicado a los viajes de negocios produce el bleisure, que puede llegar a ser la combinación perfecta entre trabajo y placer.

Y todavía hay una tercera nueva palabra: workation. Esta significa “working while on holiday”, es decir, trabajar durante las vacaciones. Esto no es ninguna forma de bleisure: si hablamos de las vacaciones establecidas a las que tiene derecho el trabajador por ley, la empresa no puede imponerle ninguna carga de trabajo durante ese periodo.

De hecho, el workation está mucho más relacionado con los nómadas digitales, los freelance y el Smart working, ya que en los países en los que se pueden llegar a acuerdos laborales sin estipular horarios ni vacaciones, estos profesionales pueden trabajar perfectamente desde un destino de descanso.

2. Breve historia del Smart working

El primer antecedente del Smart working podría situarse en la deslocalización de servicios que tuvo lugar en los años 80 del siglo pasado. Las grandes corporaciones multinacionales, principalmente norteamericanas, se dieron cuenta de que no solo podían deslocalizar la producción a países en vías de desarrollo para bajar costes, sino que la tecnología también permitía subcontratar servicios como la atención técnica y comercial telefónica a países como India, que contaba con profesionales muy preparados en nuevas tecnologías y que hablaban inglés.

De repente, las corporaciones se percataron de que el trabajo de oficina se podía realizar desde cualquier lugar del mundo, con una gran reducción de costes por las peores condiciones salariales que se podían imponer en terceros países.

Los siguientes hitos tecnológicos que allanaron el camino a la modalidad de trabajo en remoto fueron la irrupción de Internet en los años 90, las mejoras en el ancho de banda durante la siguiente década que posibilitaron las teleconferencias y, finalmente, los servicios de almacenamiento Cloud, que permitieron el acceso a la información y bases de datos de las empresas desde cualquier dispositivo.

A las puertas de 2020, las herramientas estaban ahí, pero faltaba un empujón. Por desgracia, ese impulso vino de la mano de la pandemia del coronavirus, que obligó a las empresas a implementar de forma improvisada todas las herramientas y mecanismos para trabajar de forma remota.

Lo cierto es que, antes de la pandemia, ya había numerosas publicaciones especializadas que cuestionaban la necesidad de ir a la oficina a trabajar, teniendo en cuenta la existencia de todas esas herramientas.

Los meses de confinamiento a partir de marzo de 2020 demostraron que no, que en algunas tipologías de empleos esa presencialidad no era necesaria en absoluto.

Por otra parte, tampoco se puede entender la idea del Smart working sin la flexibilización laboral asociada a la nueva economía, en la que los gigantes tecnológicos están introduciendo nuevas formas de relación laboral con sus empleados que a menudo contradicen las legislaciones nacionales.

Desde los transportistas autónomos trabajando para Amazon a los riders de comida a domicilio, estas empresas están echando un pulso a los legisladores de los países en los que operan, con el objetivo de lograr una mayor flexibilización de las relaciones laborales e impulsar, en definitiva, la llamada “uberización” del mercado laboral.

En 2022, la imparable subida de los precios de los combustibles pone de nuevo sobre la mesa la utilidad social del teletrabajo, hasta el punto de que, en el último debate del estado de la Nación del pasado 12 de julio, el Presidente del Gobierno anunció nuevas medidas para impulsarlo.

¿Se promoverán asimismo medidas adicionales de flexibilización para mitigar las consecuencias de la inflación? No lo sabemos, pero de lo que no hay duda es que el coste de la climatización de las oficinas es fácilmente transferible a los hogares con la generalización del trabajo en remoto.

3. Ejemplos de Smart working

La adopción del Smart working es aún muy incipiente en el mundo corporativo, y raramente se aplica al 100%, variando notablemente según los países y sectores de actividad.

Algunos ejemplos de empresas globales que han adoptado ciertos preceptos del Smart working para sus empleados son las siguientes:

  • Unilever, con un modelo de flexibilidad laboral que han denominado U-work.
  • La compañía de seguros AXA.
  • Y, por supuesto, los gigantes tecnológicos como Google, Facebook o Twitter, que tienen, en mayor o menor medida, a empleados con plena flexibilidad horaria.

En España, donde la legislación laboral hace imposible la forma más extrema de Smart working, encontramos algunos ejemplos de empresas que han implantado el teletrabajo con algunas medidas adicionales de flexibilidad:

Existen otros ejemplos de aplicación del Smart working en las empresas tecnológicas, aunque a menudo estas se denominan Smart de forma incorrecta, ya que básicamente se limitan a ofrecer al empleado la opción de full remote.

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4. La realidad del Smart working en España

A continuación, examinaremos la legislación laboral para ver si es compatible con las características de esta modalidad de trabajo.

Lo más cercano a una regulación a este ámbito es la Ley 10/2021 de trabajo a distancia que, en plena pandemia, estableció unas normas en relación con el teletrabajo.

En esta ley, el derecho a la desconexión digital (artículo 18) dice literalmente que “las personas que trabajan a distancia, particularmente en teletrabajo, tienen derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo”. Y más adelante, los legisladores advierten que el empleado no puede superar la jornada laboral máxima.

Esto implica, de entrada, la existencia de un horario, que aunque se pueda flexibilizar, limita la idea del Smart working.

Aunque en la Disposición Adicional Primera, sobre los derechos colectivos de los teletrabajadores, se concede una cierta autonomía a los representantes de los trabajadores para acordar las condiciones del teletrabajo mediante los convenios colectivos, estas se encuentran igualmente limitadas por la misma ley.

Por otra parte, el artículo 14 de la Ley del teletrabajo lleva por título “Derecho al registro horario adecuado”, y dice literalmente que:

“El sistema de registro horario que se regula en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de conformidad con lo establecido en la negociación colectiva, deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada”.

Aunque para los defensores del Smart working estos preceptos puedan verse como demasiado conservadores, la insistencia en el control horario y la limitación de la jornada laboral obedece al principio de protección de los trabajadores frente posibles presiones y abusos por parte de las compañías.

Debido a ello, hoy por hoy la realidad del Smart working en España es que solo pueden practicarlo ciertos profesionales autónomos, que como empresarios deciden cómo, cuándo y desde donde trabajar.

Lo que sí es más realista para las compañías y empleados interesados en esta modalidad es implementar la posibilidad de trabajar remotamente, desde cualquier lugar y con horarios flexibles, aunque, eso sí, cumpliendo las horas semanales o anuales que marcan los convenios colectivos y la legislación laboral.

5. Ventajas y desventajas del Smart working

Como hemos visto, el Smart working es un concepto polémico, con sus defensores y detractores tanto desde el punto de vista de los intereses de los trabajadores como de las empresas. A continuación, exponemos las principales ventajas e inconvenientes para ambas partes.

5.1 Beneficios y riesgos para los trabajadores

Como puede deducirse fácilmente, cada ventaja del Smart working lleva asociado un riesgo paralelo.

La total libertad en cuanto a horarios, lugar y jornada de trabajo puede parecer el ideal de cualquier trabajador, con la imagen mental colectiva de un joven geek consultando su portátil desde una solitaria playa en el Caribe.

Pero no se puede olvidar que los Smart workers trabajan por objetivos y son evaluados según el resultado de su trabajo.

Si estos objetivos son poco realistas y se sobrecarga al empleado más allá de lo razonable, la imagen resultante puede asemejarse más a la de un trabajador encerrado en un apartamento, trabajando al lado del ventilador, mientras su familia disfruta de las vacaciones en la playa.

Por otra parte, los Smart workers pueden llegar a ahorrar una considerable cantidad de dinero en concepto de transporte hasta la oficina, pero de este deben descontar el coste de climatizar su propia casa durante las horas de trabajo.

Tener más libertad para organizar el propio trabajo es algo a lo que muchos profesionales aspiran, pero hay que aprender a autogestionarse desde la soledad, evitando las sobrecargas, situaciones de estrés y, en última instancia, el peligroso síndrome del desgaste profesional.

Los beneficios del Smart working para la conciliación familiar son indudables; no obstante, esto puede repercutir en un mayor aislamiento respecto a los compañeros de trabajo y un distanciamiento psicológico de la empresa.

5.2 Beneficios y riesgos para las empresas

A juzgar por la implantación del teletrabajo en España, es posible que las empresas vean más riesgos que beneficios en el Smart working.

No saber dónde están tus trabajadores ni qué están haciendo causa una profunda inquietud entre algunos empresarios y mandos intermedios. Se trata de una cuestión cultural arraigada desde hace siglos en la mentalidad empresarial, y es muy difícil de gestionar más allá del relevo generacional.

El lema de las nuevas generaciones de empresarios en los gigantes tecnológicos es “only results”. No les importa en cuánto tiempo ni desde donde has hecho un trabajo, siempre que el resultado sea perfecto y entregado justo a tiempo.

Pero estas instrucciones van acompañadas de una gran presión hacia los trabajadores y una tolerancia cero en cuanto a retrasos en las entregas, errores o incumplimientos por problemas personales. Se espera que el rendimiento de los Smart workers sea del 100%, ¡O más!

Asimismo, el ahorro en gastos inmobiliarios y energéticos de tener unas oficinas más pequeñas puede llegar a alcanzar cifras millonarias. No obstante, la seguridad de la información y la confidencialidad de los datos son incluso más prioritarios cuando los empleados teletrabajan, y esto significa invertir más en ciberseguridad y asesoramiento legal.

Finalmente, Smart working podría ser una potente arma para atraer y retener el talento en la organización, reforzando notablemente el Employer Branding corporativo. El principal obstáculo para ello son los impedimentos del marco regulatorio de cada país en cuanto a horarios y jornada laboral.

6. La regla 80/20: Smart working y productividad

La evaluación de los trabajadores sustituyendo el cumplimiento de horarios por el cumplimiento de objetivos parte de la idea de que el rendimiento de los empleados es desigual a lo largo de la jornada.

Se trata de una hipótesis basada en la adaptación del principio de Pareto: esto es, la proporción 80 / 20 en diversos ámbitos de aplicación. Y basada igualmente en varios estudios, algunos de ellos muy anteriores a la pandemia, que sostienen que el 80% de máximo rendimiento de un profesional se consigue durante el 20% del tiempo de trabajo. Estos estudios son los mismos que se están utilizando actualmente como argumento a favor de la semana laboral de cuatro días.

En teoría, el Smart working conllevaría un aumento del rendimiento, ya que los empleados elegirían las horas en que se sienten más productivos para trabajar.

No obstante, hay que recordar que todo lo anterior solo es aplicable a ciertos perfiles profesionales, y que existe una gran masa de empleos – de hecho, la mayoría- que requieren de la presencialidad y continuidad en las tareas.

Algunos de los profesionales que sí pueden ser igual o más productivos realizando Smart working son, por ejemplo:

  • Programadores y desarrolladores de software.
  • Periodistas y redactores.
  • Diseñadores.
  • Arquitectos.
  • Analistas de datos.
  • Traductores.
  • Ciertos perfiles ejecutivos.

Es decir, profesionales generalmente relacionados con las nuevas tecnologías, y cuyo trabajo tiene un fuerte componente intelectual e individual, sin depender de los horarios del resto de la empresa o de los clientes.

Por ejemplo, hoy en día, un empleado en customer service puede trabajar perfectamente desde casa, pero es difícil que pueda implementar el Smart working en su máxima expresión, porque depende precisamente de los horarios de atención al cliente.

7. ¿Cómo preparar a tu empresa para que sea más flexible?

En su forma más extrema, es muy improbable que el Smart working llegue a tener cobertura legal, ya que, como hemos comentado anteriormente, choca directamente con la legislación que protege a los trabajadores contra abusos y excesos en la duración de la jornada laboral.

No obstante, las tendencias empresariales apuntan hacia un incremento de la flexibilidad laboral sostenida en el tiempo, por lo que es posible que, a medio plazo, se acaben adoptando ciertos aspectos del Smart working.

Ante esta perspectiva, ¿cómo deben prepararse las empresas? A continuación, explicamos cuáles son los retos de las compañías frente a este aumento de la flexibilidad laboral.

7.1 Conectividad Cloud

No hay Smart working sin una plena conectividad que haga posible el acceso de toda la información y herramientas digitales de la empresa desde la nube, incluyendo los SaaS. Por su parte, los nómadas digitales deben asegurarse estar en lugares con buena cobertura, porque, sin conexión a Internet, su nombre pasaría a ser rápidamente el de nómada a secas.

7.2 Formación

Los Smart workers deben estar especialmente capacitados a nivel tecnológico, sabiendo cómo solucionar sus propias incidencias informáticas y, sobre todo, con un gran conocimiento y concienciación sobre ciberseguridad y la privacidad de los datos. Además, deben aprender a autogestionarse y planificar su trabajo, con la consecución de objetivos siempre como su máxima prioridad.

7.3 Inversión en ciberseguridad

La empresa debe contratar las soluciones de gestión empresarial en la nube que ofrezcan los mayores estándares de seguridad contra ciberataques. Los dispositivos de los empleados con movilidad deben tener los mismos estándares de protección, y deben realizar el trabajo únicamente con las herramientas que les proporciona la empresa, que son los que gozan de la máxima protección.

7.4 Medir el rendimiento y la productividad

La tecnología puede ser una gran aliada a la hora de medir la productividad de los Smart workers, así como evaluar el progreso de los equipos de trabajo asincrónicos.

Por ejemplo, Nubhora, una solución integral para la gestión del tiempo, ofrece un módulo de productividad que permite segmentar los distintos proyectos en tareas, imputando tiempos a cada una de ellas. Asimismo, esta herramienta proporciona multitud de métricas e indicadores mediante informes y estadísticas que controlan la productividad y evaluan la consecución de objetivos.

7.5 Fortalecer la cultura corporativa

Uno de los riesgos más inmediatos del full remote es que los empleados se distancien emocionalmente de su entorno laboral y de la compañía. Este es el motivo por el que muchas empresas están diseñando estrategias digitales para fortalecer la cultura corporativa desde sus departamentos de Recursos Humanos.

Plataformas virtuales como el Portal del Empleado proporcionan un punto de encuentro entre los trabajadores con movilidad y la empresa, mejorando la comunicación interna, la transparencia y el sentido de pertenencia de los profesionales en la organización.

El Portal del Empleado de Nubhora es accesible desde la App en los dispositivos móviles o desde el portal web, dinamizando los procesos relacionados con RRHH y mejorando el contacto de la plantilla. El módulo de comunicación interna de Nubhora permite asimismo centralizar todas las comunicaciones internas de la empresa.

7.6 Velar por el cumplimiento de la ley

Ya hemos explicado anteriormente que la legislación actual limita las posibilidades de desarrollar el Smart working entendido como la libertad total en cuanto a horarios y jornada laboral.

Sin embargo, hay fórmulas de implementación intermedias, que maximizan la flexibilidad horaria hasta ahí donde lo permite la normativa laboral.

En cualquier caso, la ley obliga en la actualidad a registrar diariamente el inicio y fin de la jornada laboral, independientemente de los acuerdos de flexibilidad entre el trabajador y la empresa o de si el trabajo tiene un carácter presencial o remoto.

Nubhora registra los horarios de entrada y salida de los empleados estén donde estén y desde cualquier dispositivo, mediante su App para Android o iOS.

Asimismo, esta solución colaborativa facilita enormemente la gestión de la flexibilidad horaria, ya que los empleados pueden autogestionar sus bolsas de horas, mientras el sistema computa el tiempo de trabajo efectivo, incluyendo horas extra y las horas compensadas.

Por ello, se pueden crear saldos positivos y negativos que se compensan en el tiempo, maximizando de este modo la flexibilidad horaria mientras se cumple estrictamente la ley.

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