INICIOActualidadAnalizamos la última sentencia sobre registro horario: ¿Cómo hay que fichar las horas extra?
Las soluciones inteligentes de registro horario computan las horas extra conforme a la ley.

Analizamos la última sentencia sobre registro horario: ¿Cómo hay que fichar las horas extra?

Tras la sentencia de la Audiencia Nacional que el pasado mes de marzo obligó a una empresa a modificar su sistema de registro horario en papel, este mismo tribunal ha fallado de nuevo en favor de los trabajadores en relación con las horas extra. La falta de concreción de la ley sobre el fichaje obligatorio puede provocar un alud de demandas y, en última instancia, obligar a la creación de un reglamento que concrete cómo debe realizarse el control horario.

1. Nueva Sentencia sobre el registro horario de las horas extra

La sentencia 57/2022 de la Audiencia Nacional da parcialmente la razón a los trabajadores de una empresa que autorizaba a posteriori la realización de horas extraordinarias.

Aunque la compañía ha anunciado que presentará recurso ante el Tribunal Supremo, por ahora la AN ha instado a la empresa a cambiar su sistema de registro horario, de forma que:

  • Las horas extra sean autorizadas de forma previa a su realización.
  • Los apuntes del registro horario incluyan los datos identificativos de cada empleado.

El resto de demandas de los sindicatos han sido desestimadas, pero este fallo parcial a favor de los trabajadores podría provocar una reacción en cadena y aumentar exponencialmente la litigiosidad en relación con el registro de las horas extra.

1.2 ¿Por qué denunciaron los trabajadores la gestión de las horas extra?

El problema que originó la demanda tiene, en realidad, una importante vertiente técnica, debido al sistema de registro horario de la empresa.

El software instalado en los ordenadores del personal registra la entrada en el momento en el empleado abre la aplicación: a partir de ese momento el sistema calcula automáticamente la hora de salida, se computan las horas de trabajo y no es posible registrar incidencias o fichar la salida para realizar ningún tipo de pausa.

El fin de la jornada queda registrado en el momento en que el trabajador cierra la aplicación y, si este supera las horas diarias asignadas, no hay manera de indicar si está recuperando alguna pausa o si está realizando horas extra. Por defecto, cualquier tiempo que supere la jornada estipulada queda registrado como “horas personales”.

En la mayoría de los casos, dicen los sindicatos, estos excesos horarios no son tiempo personal sino horas extraordinarias, pero estas deben ser aprobadas con posterioridad por el responsable de cada equipo. Por ello, las anotaciones manuales a posteriori eran una práctica habitual en la empresa.

El resultado de esta práctica es que finalmente se computa muy poco tiempo como horas extra: según se explica en la sentencia, los empleados permanecieron en el puesto de trabajo en exceso de su horario un total de 263.875 horas, pero solo contaron como horas extra 4.362 de ellas, es decir, el 1,65 % del exceso de horas.

La aplicación para el registro horario de la empresa tiene además varios problemas críticos en cuanto al cumplimiento de la normativa vigente, que los sindicatos ya habían denunciado anteriormente ante la Inspección de Trabajo:

  • Los apuntes del registro horario que luego se trasladan a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT) se pueden modificar manualmente tantas veces como se desee, sin que el sistema permita saber cuándo o por qué se han realizado estos cambios.
  • Los cambios en los apuntes del registro de la jornada se realizan de modo habitual, cuando deberían constituir una excepción.
  • La empresa, que tiene la obligación de poner a disposición de los representantes de los trabajadores la información sobre el registro horario, solo les entrega un fichero en Excel en el que no figura la identificación de cada trabajador, sino que solo aparece una numeración correlativa, lo que impide la trazabilidad de los datos.

Además, los denunciantes señalaron que el sistema de fichaje “no es objetivo ni fiable, pues no permite anotar las pausas que se producen en la jornada”.

Los representantes de los trabajadores reclamaron los siguientes cambios en el software de control horario de la empresa:

  • El sistema debe proporcionar información trazable, de forma que la RLT esté informada de las posibles modificaciones en los apuntes del registro, incluyendo el momento en que se han producido y la causa.
  • Los apuntes del registro también deben incluir los datos identificativos de cada trabajador.
  • El software debe ser capaz de registrar las pausas durante la jornada laboral.
  • Eliminación del automatismo que imputa el exceso horario a tiempo personal.
  • Eliminación de la autorización de las horas extra a posteriori.
las empresas que no registran adecuadamente las horas extra se arriesgan a sufrir una demanda.

1.3 ¿En qué le ha dado la razón la justicia a los trabajadores?

En la sentencia, la Audiencia Nacional da por probado que, debido a la asignación automática como “tiempo personal” cada vez que hay un exceso de horas, los trabajadores tienen que conformar dos veces el registro: la primera de forma automática al cerrar la aplicación y la segunda anotando manualmente la causa de la prolongación de la jornada.

La AN también menciona que el convenio colectivo aplicable hace referencia a la garantía de neutralidad que debe ofrecer el sistema de registro, de modo que no suponga una “alteración ni en la jornada, ni en el horario de trabajo, ni en los descansos, pausas y otras interrupciones de trabajo”. Además, añade el convenio, “el registro ha de ser objetivo, fiable y accesible, así como plenamente compatible con las políticas internas orientadas a facilitar la conciliación de la vida personal, familiar y laboral”, incluyendo el teletrabajo.

En cuanto a la accesibilidad de la información del registro, la sentencia recuerda que en el convenio colectivo se detallan cuáles son los datos que deben estar a disposición de los trabajadores:

  • Fecha del registro.
  • Centro de trabajo.
  • Nº de horas de la jornada diaria.
  • Margen de la jornada según convenio.
  • Hora de entrada.
  • Hora de salida.
  • Marca manual: si el dato se ha introducido en un momento diferente a la hora registrada.
  • Registro preliminar.
  • Tiempo efectivo de trabajo.
  • Tiempo de prolongación de jornada a autorizar.
  • Estado de la autorización de la prolongación de jornada.

Finalmente, el juez destaca que, según el convenio, el método de fichaje debe ser “preferentemente telemático”, y contemplar los “elementos de seguridad necesarios para garantizar la objetividad, fiabilidad, trazabilidad y accesibilidad del registro y garantizar la imposibilidad de manipulación”.

Sin embargo, el tribunal no estima todas las exigencias de los trabajadores, fallando en su favor solo en lo referente a:

  • Horas extraordinarias: la sentencia obliga a la empresa establecer un procedimiento para que las horas extra cuenten con una autorización previa y expresa por parte del responsable.
  • Accesibilidad de la información: la empresa debe cambiar su sistema de registro para que proporcione el acceso, consulta y descarga de los datos de registro de la jornada por parte de cualquier trabajador. Estos registros deben incluir los datos identificativos del empleado.
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2. El problema de las horas extra en España

Las horas extraordinarias deben ser voluntarias tanto para el trabajador como para la empresa. Es decir, la empresa no puede obligar a un empleado a extender su jornada diaria, pero el trabajador tampoco puede exigir a la empresa más horas para realizar las tareas que no ha terminado durante la jornada.

Si se permitiese este segundo supuesto se podría provocar la caída en picado de la productividad de la plantilla, y es precisamente por esto que la realización de horas extra requiere la autorización previa por parte de la compañía.

Pero el problema más común y que se arrastra desde hace décadas en España es el de la realización de horas extra no remuneradas, que es todavía más grave en el caso de los trabajadores con contratos a tiempo parcial.

Según los datos de la Encuesta de Población Activa del Instituto Nacional de Estadística (INE), aparentemente la promulgación del Decreto Ley sobre la obligación de registrar las horas de entrada y salida del trabajo no ha mejorado el problema de las horas extra no pagadas, que, salvo algunos altibajos puntuales, se mantienen en niveles muy elevados a lo largo de los últimos años. Solo en el primer trimestre de este año, de un total de 6.643.000 horas extra, se abonaron 3.754.000, mientras que las 2.888.000 restantes no se pagaron: es decir, más del 43% de horas ni se remuneraron ni fueron cotizadas a la Seguridad Social.

3. ¿Qué dice la ley del registro horario en relación con las horas extraordinarias?

3.1 Finalidad del Real Decreto-ley 8/2019

La Ley del registro horario que entró en vigor hace tres años llevaba por título “de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo”, y uno de sus principales objetivos era mitigar el fenómeno de las horas extra no remuneradas que realizan masivamente los trabajadores en España.

En las disposiciones generales del decreto ya se advierte que las medidas de flexibilidad laboral no pueden aprovecharse para incumplir las normas sobre la jornada máxima ni sobre las horas extraordinarias, que el Artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores fija con un máximo de 80 anuales.

Asimismo, la ley recuerda que la Audiencia Nacional ya afirmó en una sentencia de 2015 que el registro de la jornada es el requisito constitutivo para controlar los excesos horarios de los empleados, y que la ausencia de un registro horario en las empresas coloca a los trabajadores en una situación de indefensión ante las horas extra no remuneradas.

El preámbulo del texto legal también desvela que, según datos del INE, solo el 48% de las horas extra efectuadas en 2018 fueron abonadas y cotizadas a la Seguridad Social.

Finalmente, los legisladores señalan que el Plan Director por un Trabajo Digno 2018-2019-2020 ya reconoce el problema estructural que representan las horas extra no reconocidas, tanto por su efecto en el empleo y las cotizaciones sociales como en los riesgos laborales asociados.

Por todo ello, desde la entrada en vigor del RDL 8/2019 las empresas deben registrar a diario la jornada de trabajo efectiva de sus empleados.

3.2 Registro de jornada

Tras el largo preámbulo, las condiciones para el registro de la jornada obligatorio se fijan en el Capítulo 10 del Decreto, que modifica el Estatuto de los Trabajadores para que en el Artículo 34 figure el siguiente redactado:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Y esto es todo. La falta de concreción sobre cómo realizar este registro, con qué soportes y métodos, cómo documentar las incidencias o las horas extra es la que está propiciando las continuas demandas y procesos judiciales.

Desde la entrada en vigor de la ley, el Ministerio de Trabajo publicó una Guía sobre el Registro de la Jornada que no responde a las cuestiones anteriores y, recientemente, el mismo Ministerio ha anunciado que pondrá en marcha un algoritmo, bautizado como MAX, que supuestamente ayudará a monitorizar las horas extra que realizan los trabajadores.

Pero nada de ello impide, por ahora, la suma de más demandas en los juzgados sobre el registro horario en las empresas.

El sistema de registro de las horas extra debe permitir la autorización previa por parte del manager.

4. ¿Se modificará la ley española de registro horario?

Los convenios colectivos de diversas organizaciones y sectores especifican los requisitos que debe cumplir el sistema de fichaje, como en el caso de la empresa que ha sido objeto de la sentencia comentada anteriormente.

En muchas ocasiones, los sindicatos basan sus denuncias, no tanto en la vulneración de la ley, sino en el incumplimiento del convenio de la empresa o del sector. Algunas de estas demandas han acabado en los órganos de justicia superiores, y esto podría incidir eventualmente en la ampliación de la legislación sobre el registro horario.

Tania Herrera, asesora jurídica de Inology, nos explica que “aunque no se puede saber con exactitud, cuantas más demandas se presenten, más posibilidades hay de que se produzca un cambio en la normativa. Es posible que, en algún momento se publique un reglamento técnico o una orden ministerial que recoja los requisitos del registro de la jornada, porque el texto actual de la normativa es poco preciso”.  

5. Cómo cumplir la ley con las horas extra y evitar demandas

Utilizar una solución integral para la gestión del tiempo como Nubhora garantiza el cumplimiento de la ley del registro horario y la correcta gestión de las horas extra que realizan los empleados.

Por ejemplo, si comparamos las funcionalidades de esta solución con el sistema de registro horario de la empresa demandada, vemos que con Nubhora la compañía se habría podido ahorrar la denuncia:

Nubhora es una herramienta colaborativa para el registro de la jornada laboral que además integra todas las funcionalidades relativas a la gestión del tiempo en la empresa, incluyendo:

El sistema de registro horario de Nubhora tiene todas las garantías de objetividad y fiabilidad que recoge la ley, favoreciendo además la colaboración entre empleado y manager mediante el fichaje desde cualquier dispositivo y lugar (con geolocalización opcional solo en el momento de marcar), y la posibilidad de que el empleado gestione sus propias incidencias y errores en el registro, siempre con la aprobación de su responsable.

Con Nubhora, tanto el empleado como el manager tienen una visión en tiempo real del fichaje, el estado de las incidencias y los saldos de horas, incluyendo las horas extra. Además, el sistema permite registrar las entradas y salidas de cualquier tipo de pausa, ya sean descansos estipulados por convenio o pausas personales a recuperar.

El módulo de bolsa de horas extra de Nubhora permite planificar, autorizar, ver y controlar en tiempo real las horas extraordinarias de cada empleado, cada equipo y de la plantilla en su conjunto.

La solución calcula el tiempo efectivo de trabajo y el saldo positivo o negativo de cada persona, efectuando un recuento de:

  • Horas establecidas por contrato y convenio.
  • Horas extraordinarias.
  • Horas compensadas.

Todo ello mediante un flujo de solicitudes, avisos y alertas automatizadas y personalizables como, por ejemplo, los avisos de incidencias en la duración de la jornada, los recordatorios inteligentes de fichaje o las alertas de realización de horas extra.

Y, ATENCIÓN, porque con esta solución las horas extra cuentan con un mecanismo de preautorización, por lo que las empresas que utilizan Nubhora nunca podrían sufrir una denuncia con las características de la que acabamos de explicar.

Ante una hipotética Inspección de Trabajo, la solución permite descargar todo tipo de informes, incluyendo las métricas sobre las horas extra, con los datos identificativos pertinentes, para mostrar que estas se han realizado conforme a la ley.

Además, gracias a su integración con cualquier programa de nóminas, las horas extra autorizadas se pagan automáticamente al precio pactado entre trabajadores y empresa sin tener que hacer ninguna anotación manual.

Por su parte, el módulo de gestión del absentismo opcional se puede personalizar según cada convenio para mostrar las ausencias y retrasos de los empleados a lo largo del tiempo, con el fin de evaluar y reducir el absentismo en la empresa.

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