La gestión de los Recursos Humanos es uno de los principales pilares de cualquier empresa. Conseguir que los trabajadores estén motivados, se sientan cómodos en sus puestos de trabajo, así como resolver cualquier problema que tengan, relacionado con su trabajo, es fundamental para aumentar la productividad y la eficiencia de la compañía. Cada vez, son más las empresas que optan por digitalizar y automatizar estos procesos a través de softwares. Hoy, vamos un paso más allá y te explicaremos las ventas de utilizar un software de rrhh en la nube. ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son los softwares de gestión de Recursos Humanos?
Los departamentos de Recursos Humanos desempeñan muchas tareas necesarias para el correcto funcionamiento de una empresa. La realización de estos procesos, de manera manual, puede conllevar a errores y fallos, provocando problemas y pérdidas de tiempo para la empresa. Pero ¿cómo podemos evitar todo esto? La respuesta la tienen los softwares de gestión de Recursos Humanos.
A continuación, veremos los 10 tipos de softwares de gestión de Recursos Humanos más utilizados entre las empresas.
2. Tipos de softwares de gestión de Recursos Humanos
Tal y como hemos comentado anteriormente, los departamentos de Recursos Humanos realizan diferentes tareas, por lo que disponer de softwares de gestión que aglutinen el máximo de procesos es una buena solución de unificar.
Los diferentes tipos de softwares de gestión de Recursos Humanos son estos:
2.1 Gestión de empleados
Una de las mayores facilidades que se le puede ofrecer a los trabajadores es un espacio, desde el cual, poder acceder a toda la información que le relaciona con la empresa en la que trabaja.
Estos softwares de gestión de Recursos Humanos son los más comunes para que los trabajadores puedan gestionar sus datos e información. En este tipo de software se suele incorporar otros, como el de la gestión horaria o el de salarios y nóminas, así como planificación y formaciones. El motivo es el de ofrecer al trabajador toda la información sin necesidad de que este acceda a cada software específico, que se reservan para los responsables de Recursos Humanos.
2.2 Registro de jornada
Actualmente, es uno de los tipos de softwares de gestión de Recursos Humanos más utilizado en España, ya que, por normativa legal, se debe llevar un control horario de las jornadas de los trabajadores. Este tipo de softwares permiten llevar el control de las horas trabajadas por los empleados de una empresa. Son los propios trabajadores los que realizan el marcaje de entrada y salida, así como las pausas y los descansos. También permiten visualizar el calendario laboral de cada trabajador, así como planificar turnos o solicitar días libres y vacaciones.
2.3 Gestión de vacaciones y ausencias
Otro software muy común es el que permite gestionar las vacaciones y las ausencias de los empleados. En diferencia al software visto anteriormente, estos softwares están pensados para que los responsables de Recursos Humanos puedan trabajar, de manera interna, con los datos de todos los trabajadores de la compañía.
Gracias a estos softwares de gestión de Recursos Humanos, las solicitudes de vacaciones y ausencias se simplifican y se eliminan otros procedimientos más antiguos como podrían ser las hojas de Excel.
Otro aspecto que mejoran los softwares de gestión de vacaciones y ausencias es la comunicación entre los empleados y los managers. Desde la solicitud hasta la aprobación, los trabajadores pueden seguir el estado de su petición y los responsables pueden aceptar, modificar o rechazar de manera fácil y eficiente, manteniendo una comunicación directa e instantánea con cada uno de los empleados.
2.4 Salarios y nóminas
Uno de los procesos más importantes del departamento de Recursos Humanos es el de gestionar los pagos a los trabajadores. Es por ello por lo que, para poder realizar esta tarea de una forma eficaz, es necesario automatizar y agilizar los procesos, y todo esto se consigue con la implementación de un software específico para ello.
Como pasa con otros tipos de softwares de gestión de Recursos Humanos que hemos visto anteriormente, el empleado suele ver la información que se genera en el software de gestión de salarios y nóminas en su portal del empleado. Son los responsables quienes trabajan directamente con el software.
Estos programas permiten gestionar todo lo relacionado con los salarios y las nóminas de los trabajadores. Desde calcular los importes, hasta generar nóminas de manera automática. También se pueden crear procesos de revisión de salarios basándose en criterios propios de cada empresa.
2.5 Planificación y presupuestos
En relación con el punto anterior, este tipo de software de gestión de Recursos Humano sirve para sacar el máximo rendimiento a los pilares más importantes de una empresa: los empleados y el los recursos económicos.
Gracias a estos softwares, los responsables de Recursos Humanos pueden gestionar las diferentes áreas de una empresa y redistribuir los presupuestos para conseguir un equilibrio óptimo para la compañía y aumentar la productividad.
2.6 Comunicación interna
La comunicación dentro de una empresa es algo imprescindible para el buen funcionamiento de esta. Los softwares de comunicación interna permiten generar canales entre departamentos y entre empleados, con la finalidad de poder compartir información, comentarios, sugerencias, posibles mejoras, etc.
Este tipo de software debe crear, también, una comunicación directa entre los empleados y el propio departamento de Recursos Humanos, siendo un canal bidireccional, con el que poder compartir cualquier información que la empresa desee comunicar y recibir el feedback de sus trabajadores.
2.7 Selección de personal y promoción interna
Otra de las tareas correspondiente al departamento de Recursos Humanos son la gestión de los procesos de selección y promoción interna. Toda empresa tiene como objetivo crecer y eso implica más contratación de personal.
Dependiendo del tamaño de las empresas, estos procesos de selección se realizan más frecuentemente y disponer de un software de selección adecuado, puede ahorrar mucho trabajo y tiempo para el personal a cargo. Los softwares de onboarding permiten definir unos criterios que sirvan de cribaje para seleccionar aquellos candidatos que cumplan con los requisitos que busca la empresa. Este hecho hace que los responsables de Recursos Humanos no tengan que revisar, una a una, todas las candidaturas.
Lo mismo pasa con la promoción interna. Con un buen software de gestión de selección de personal, se pueden tener los datos actualizados de los trabajadores y es mucho más fácil poder decidir y comprobar si hay empleados que pueden adquirir nuevos roles dentro de la empresa.
2.8 Formación
Del mismo modo que la selección de nuevos talentos y la promoción interna son dos procesos importantes, la formación de los empleados también lo es. Aunque la tendencia está cambiando, son muchas las empresas que todavía no ofrecen programas de formación para sus empleados. Este hecho puede hacer que, a causa del avance y la aparición de nuevas tecnologías, así como de procesos operativos, los empleados que no se mantengan actualizados, dejarán de ser productivos.
Para ello, las empresas tienen a su disposición los softwares de formación, con los que podrán organizar todos los cursos que ofrezcan a sus trabajadores. Estos, por su parte, podrán solicitar los cursos, realizarlo de manera virtual, consultar el material, ver su progreso, etc.
Los responsables podrán comprobar cuántos trabajadores se han inscrito, a qué cursos, cuál es su progreso y conocer la opinión que los empleados tienen sobre la oferta formativa que se les ha ofrecido.
2.9 Prevención de riesgos laborales (PRL)
En relación con el punto anterior, todas las empresas tienen que estar actualizadas en materia de PRL. Es indiferente la actividad que desarrollen o el sector en el que estén. Todas las actividades laborales conllevan unos riegos que, en mayor o menor medida, pueden provocar accidentes.
Por ello, disponer de un software específico para la prevención de riesgos laborales puede facilitar, de manera notoria, que los trabajadores de una empresa adquieran los conocimientos sobre esta materia. Gracias a este tipo de software de gestión de Recursos Humanos, se puede definir, implementar, ejecutar y valorar el plan PRL, así como controlar que los trabajadores lo cumplan.
2.10 Viajes y gestión de gastos
Por último, revisar los gastos que se producen en un viaje de empresa puede ser una de las tareas más tediosas para los managers de una empresa. Comprobar cada tique y factura y hacer cuadrar las cuentas se complica si se realiza de manera manual. La solución a estos problemas es la implementación de un software de gestión de viajes y notas de gasto.
Estos tipos de softwares tienen diversas ventajas, pero una de las principales es la involucración de los trabajadores en este proceso. Un software como Tickelia ayuda a que los empleados hagan una fotografía del tique y la propia App, gracias a la tecnología OCR+ICR, detectará los datos necesarios para que el gasto quede registrado correctamente.
Por otro lado, los responsables tendrán un cómodo software desde el que podrán aprobar gastos, generar informes, cuadrar las cuentas, realizando la denominada conciliación bancaria, e incluso integrarse en otros softwares como, por ejemplo, para la gestión de nóminas.
3. ¿Qué son los softwares RRHH en la nube?
Los softwares de gestión de Recursos Humanos en la nube son lo mismo que hemos visto hasta ahora, pero con una diferencia importante. Estos softwares no precisan de una instalación en un ordenador, sino que se ofrecen a través de plataformas alojadas en servidores.
Para entender bien qué es un software en la nube, utilizaremos el ejemplo de Google. Esta compañía ofrece diferentes servicios, como correo electrónico, creación de documentos, etc. Pese a que son programas informáticos, no precisan de una instalación en nuestro ordenador, por lo que podemos acceder a través de su propia página web.
Esta opción es posible gracias a la tecnología del Cloud computing, que rompe con lo establecido, hasta hace unos años, de que la nube solo servía como espacio de almacenamiento masivo. Esta tecnología permite la ejecución de softwares, los cuales ya no son necesarios tenerlos instalados en nuestros ordenadores.
4. Ventajas de estar en la nube
- Sin instalaciones. El proveedor es quien tiene el software instalado en sus servidores. De esta manera, las empresas reducen su inversión en materia de programas y herramientas de ofimática, así como de espacio y recursos para mantener estos softwares. Con la adquisición de un software de gestión de Recursos Humanos en la nube, se ahorra material, espacio, tiempo y dinero.
- Sin mantenimiento ni actualizaciones. Los softwares de gestión de Recursos Humanos en la nube no requieren un mantenimiento ni una actualización por parte de la empresa que lo adquiere. Es el propio proveedor quien se encarga del mantenimiento, de las actualizaciones, así como de los posibles problemas que puedan surgir.
- Incremento en la seguridad. Las empresas que deciden contratar un software de gestión de Recursos Humanos en la nube no tienen que preocuparse por la seguridad de la información con la que trabajan. El proveedor debe garantizar la máxima seguridad posible a sus clientes y dotar a sus servidores de las herramientas necesarias para evitar ataques o intentos de robo de información. Este punto es un gran beneficio para las empresas, pues implementar un buen sistema de seguridad para su información puede suponer un gran desembolso económico.
- Multidispositivo. Otra de las ventajas de los softwares de gestión de Recursos Humanos en la nube es la posibilidad de acceder a ellos desde diferentes dispositivos. Tan solo se precisa de un dispositivo con conexión a internet. Este factor ayuda a las empresas a implementar otros modelos de trabajo, como el teletrabajo o el trabajo remoto.
- Facilidad en el uso. Hace años, los primeros softwares en la nube podían parecer muy complicados de manejar. Actualmente, todas las empresas que desarrollan softwares en la nube, o como también se les conoce Software as a Service (SaaS), buscan diseñar programas y aplicaciones fáciles de usar y muy intuitivas.
- Modulares y personalizables. A diferencia de otros softwares más convencionales, los cuales se deben instalar en un ordenador, los softwares de gestión de Recursos Humanos en la nube ofrecen la ventaja de poder adquirir aquellos módulos que una empresa necesita y no tener que pagar por el software completo. Además, muchas compañías que desarrollan estos programas permiten una personalización para ajustar el software al tipo de empresa en cuestión.
- Digitalización y automatización. En este aspecto, los softwares convencionales no se diferencian demasiado de los softwares en la nube. Aunque existe una diferencia importante, y es que los softwares de gestión de Recursos Humanos en la nube permiten compartir la digitalización y la automatización de los procesos con todos los dispositivos que se usen para acceder. Por el contrario, los softwares convencionales suelen trabajar en un solo ordenador, creando limitaciones para compartir procesos o información.
- Globalización sin licencias únicas. A diferencia de los softwares convencionales, los que se encuentran alojados en la nube no precisan de una licencia única para cada dispositivo. Gracias a su fácil acceso, a través de cualquier dispositivo con conexión a internet, se consigue una globalización más eficiente, reduciendo, de nuevo, los gastos de las empresas.
5. ¿Por qué necesitas softwares de gestión de Recursos Humanos?
Acabamos de ver cómo los diferentes tipos de softwares de gestión de Recursos Humanos pueden ayudar a que el trabajo de estos departamentos sea mucho más fácil, pero ¿cómo detectamos la necesidad de trabajar con estos softwares?
A continuación, veremos las 7 señales más importantes con las que apostarás por softwares de gestión de Recursos Humanos.
5.1 Incumplimiento del control horario
Según indica el RD Ley 8/2019, del 12 de marzo, “de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo”, es de obligatoriedad realizar un registro horario diario de la entrada y la salida de los trabajadores.
En dicho decreto se especifican los requisitos para llevar a cabo el registro horario.
Muchas empresas continúan realizando este control de forma manual, a través de una hoja de papel. Pese a que la legislación no obliga a que el control horario se haga mediante una aplicación informática, sí que deja entrever que estas soluciones son mucho más eficaces, seguras y transparentes, tanto para el trabajador como para la empresa. Este tipo de softwares de gestión de Recursos Humanos son los que más crecimiento han tenido en los últimos años.
5.2 Falta de centralización de la información
Otro de los problemas más frecuentes en la gestión de los Recursos Humanos en una empresa es la dificultad para centralizar toda la información. Cuando se usa un sistema anticuado de gestión manual, es normal que la documentación e información se extravíe o se dañe, provocando problemas para su recuperación.
Con la implementación de diferentes tipos de softwares de gestión de Recursos Humanos, estos procesos se digitalizan, por lo que toda la documentación queda guardada, de manera segura, en dispositivos de fácil acceso y recuperación.
Si, además, añadimos el uso de los sistemas de almacenamiento cloud, la seguridad y la accesibilidad aumenta. Gracias a este sistema, podemos recuperar la información desde diferentes puntos de acceso.
5.3 Uso de plantillas de Excel poco prácticas e insuficientes
El sistema de hojas de Excel ha servido de gran ayuda, durante muchos años, pero las nuevas tecnologías nos ofrecen soluciones más eficientes. La automatización y el fácil manejo son dos de los aspectos claves que buscan las empresas para poder realizar las tareas propias de los departamentos de RRHH. Además, gracias a que estos softwares automatizan los procesos, se evitan los errores humanos.
Este sistema se sigue utilizando en muchas empresas y pese a ser un sistema fiable, se ha quedado obsoleto, pues las nuevos softwares permiten trabajar con un volumen de datos mayor, sin sufrir ralentizaciones, como sucede con Excel.
5.4 Comunicación interna no fluida
La gestión de los Recursos Humanos implica una necesidad de comunicación interna elevada. Crear un canal mediante el cual, los empleados pueden hacer llegas sus dudas, sugerencias o reclamaciones, obteniendo una respuesta rápida y resolutiva es un factor muy positivo tanto para el trabajador como para la empresa. De esta forma, se puede evitar la generación de un clima laboral negativo.
Actualmente, la dinámica de las empresas es la de crear estos espacios de comunicación, rompiendo con las reglas antiguas que hacían a los cargos superiores, figuras inaccesibles para los empleados. Ahora, gracias a la implementación de softwares de gestión de Recursos Humanos, la comunicación entre trabajador y responsable se hace más efectiva.
5.5 Falta de implicación por parte de los trabajadores
Otro factor que indica la falta de un software de gestión de Recursos Humanos es la poca participación, por parte de los empleados, en algunos de los procesos. Algunos ejemplos son el control horario, el control de gastos, las formaciones, la comunicación, etc.
Cuando los trabajadores no participan en algunas de las tareas del departamento de Recursos Humanos, los responsables de dicho departamento tienen una sobrecarga de trabajo. Este sobrecargo va aumentando según el tamaño de la empresa.
Por ello, disponer de softwares de gestión de Recursos Humanos que hagan partícipes a los propios trabajadores, es una manera de conseguir una mayor implicación con la empresa y también, sirve para descargar el volumen de trabajo de los managers de Recursos Humanos. Algunas soluciones ofrecen un módulo de comunicación interna, con el que se puede configurar, por ejemplo, fechas límites para la lectura o respuesta de mensajes, así como la implementación de notificaciones para favorecer el dinamismo.
Además, agiliza los procesos. Un ejemplo es en la gestión de los gastos. Al tratarse de gastos realizados por los propios empleados, son estos los que disponen de toda la información sobre esos gastos, así como los tiques o facturas. Por lo tanto, si los trabajadores reportan ese gasto a través de un software de gestión de gastos, facilitan el trabajo al responsable y el proceso de validación de dicho gasto es más ágil y eficiente.
5.6 Planes de formación poco eficaces
Una de las causas por las que muchas compañías no consiguen el avance o crecimiento esperado es debido a su pobre apuesta por la formación de sus empleados. Actualmente, el nivel de competencia, en prácticamente todos los sectores, es muy elevado, por lo que tener una plantilla formada y actualizada es imprescindible.
Tal y como apuntábamos anteriormente, son muchas las empresas que siguen sin una oferta formativa para sus trabajadores y las que sí la tienen, no gestionan bien esta formación. Un punto clave para saber si se está realizando correctamente y si los empleados están sacando provecho de estas formaciones es llevar un control minucioso de la actividad. Los softwares de gestión de Recursos Humanos permiten saber cuántos empleados han solicitado la formación, cuantos la están realizando, en qué punto se encuentran y, sobre todo, saber qué opinan del programa formativo.
5.7 Gestión de varios procesos de selección
Por último, otro aspecto, el cual necesita de un control y una supervisión exhausta, son los procesos de selección.
Anteriormente, comentábamos que las empresas precisan de nuevos talentos para seguir creciendo, así como una promoción interna sólida. Para ello, se precisa de realizar procesos de selección, los cuales pueden llegar a solaparse según como se planifiquen, pero ¿qué pasa si estos procesos no se gestionan de manera correcta?
En ocasiones, los procesos de selección finalizan sin que se incorpore nadie. Esto puede suceder por dos motivos principales: la empresa no ha encontrado el perfil que buscaba o no se ha gestionado bien el proceso de selección.
Tal y como hemos comprobado, existen softwares de gestión de Recursos Humanos que facilitan tanto la gestión de los procesos de selección, así como los procesos de onboarding, también conocidos como procesos de acogida de nuevos empleados a una compañía.
Estos softwares ayudan automatizando y parametrizando la búsqueda de talento externo e interno, además de permitir un control total desde el minuto uno del proceso de selección hasta que la nueva incorporación comienza a trabajar en la empresa.
6. Nubhora en la gestión de Recursos Humanos en la nube
El mercado de los softwares de gestión de Recursos Humanos está en auge, debido a que muchas empresas precisan de una digitalización y automatización de sus procesos.
De todos los tipos de softwares de gestión de Recursos Humanos que hemos visto anteriormente, Nubhora es una solución cloud, integral y colaborativa de gestión del tiempo y accesos para mediana y gran empresa.
A continuación, veremos los módulos que ofrece Nubhora.
6.1 Gestión horaria
6.1.1 Fichaje y Control horario
Nubhora registra la jornada laboral de los empleados estén donde estén y desde cualquier dispositivo. Ya sea teletrabajando, en la oficina o en un formato híbrido, se puede planificar, automatizar y optimizar los recursos en tiempo real.
Cumpliendo con la normativa legal vigente (RD Ley 8/2019), Nubhora permite el fichaje multidispositivo (App móviles, ordenador de oficina, terminales biométricos, etc.), un fichaje que está geolocalizado con Google Maps. También permite tener un control del saldo de horas, haciendo un recuento de las horas efectivas trabajadas y las horas extra, comparándolas con las horas estipuladas por contrato.
6.1.2 Portal del empleado
Ofrece una visión global y centralizada para el empleado y los responsables. Facilita la dinamización de los procesos de RRHH y el contacto con la plantilla. Es accesible desde la App móvil o el portal web, ofrece un control de horarios y fichajes, así como la gestión de vacaciones y ausencias y la aprobación de partes de horas. También mejora la comunicación interna y la visibilidad de equipo.
6.1.3 Organizador de turnos
Organiza y planifica de manera eficiente y ágil los turnos de trabajo, ya sean fijos, variables, flotantes o incluso flexibles y por centros de trabajo, departamentos y equipos. Nubhora permite realizar plantillas de turnos, cuadrantes y calendarios de equipos para los trabajadores y responsables, con notificaciones en tiempo real.
6.1.4 Gestión de vacaciones, permisos y ausencias
Gracias a este módulo, los empleados podrán solicitar sus vacaciones, permisos y ausencias de manera fácil y eficiente. Los responsables, por su parte, tendrán una visión global de las solicitudes y aprobaciones de todos los trabajadores de la empresa.
Con total transparencia y autogestión, por parte de los empleados, este módulo libera de tiempo al Departamento de RRHH y otorga un control automatizado de las vacaciones, evitando solapamientos, respetando convenios y acuerdos individuales.
Del mismo modo, permite una gestión integral de permisos y ausencias, con libertad para crear tantas tipologías como sea necesario para los permisos y ausencias, así como gestionar las bajas e incapacidades temporales, a través de una fotografía o adjuntando documentos.
6.1.5 Flexibilidad horaria y bolsa de horas
Los trabajadores podrán autogestionarse la bolsa de horas, mientras que los responsables tendrán un control íntegro del tiempo de trabajo de cada empleado, obteniendo un recuento de horas reales, horas extraordinarias, horas compensadas y el saldo total de horas. También permite diseñar informes personalizados.
6.1.6 Alertas y comunicación interna
Nubhora ofrece la posibilidad de enviar y recibir notificaciones a través de emails o notificaciones push en la App. Estas notificaciones pueden ser alertas y recordatorios de fichaje, de inicio y final de la jornada laboral, así cómo de actualización de solicitudes y aprobaciones pendientes.
6.1.7 Gestión absentismo
Nubhora se encarga de reunir toda la información de bajas, altas y ausencias para mostrarte fácil e intuitivamente el absentismo real de tu empresa. Adaptable a los convenios y acuerdos de cada empresa, ofrece, en una sola solución, métricas y visibilidad del absentismo.
6.1.8 Informes y estadísticas
Optimiza tus decisiones mediante la obtención de datos que Nubhora pone a tu disposición a través de informes KPI y un Business Intelligence integrado. Informes de inspección de trabajo, de horas, absentismo, calendarios, permisos, vacaciones, etc. Los informes se pueden exportar a Excel y a PDF.
6.1.9 Integraciones y API’s
Integraciones con cualquier solución para maximizar la automatización de procesos ya sea mediante intercambio de ficheros o nuestra API Rest. Compatible con diferentes softwares de gestión de Recursos Humanos y de gestión ERP & CRM.
6.2 Máxima calidad y seguridad en los procesos
Nubhora forma parte de la empresa Inology, que el pasado año 2021, obtuvo la certificación de la norma ISO 9001, una norma con la que se busca la máxima calidad en los procesos internos de una empresa, con el objetivo de cumplir, de manera satisfactoria, las necesidades de sus clientes. Por lo tanto, desde Nubhora, se trabaja con la intención de ofrecer el mejor producto y los mejores servicios a sus clientes.
Además, Inology también cuenta con el certificado de la norma ISO 27001:2013 con la que se acredita el cumplimiento de los estándares de Seguridad de la Información.
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