¿Cómo afrontar la vuelta de las vacaciones en tu empresa?

Cuando se habla de la vuelta de las vacaciones y cómo afrontarla, se acostumbra a enfocar desde la parte del propio trabajador, pero ¿qué papel tienen las empresas en este proceso? En este artículo veremos qué opciones tienen las compañías para poder recibir, de nuevo, a sus empleados después de las vacaciones, así como los beneficios que ofrece una buena comunicación interna. ¡Sigue leyendo!

1. ¿Cómo preparar la vuelta de las vacaciones de tus empleados?

Tras el período de vacaciones, las empresas pueden sufrir desajustes, sobre todo, con el ritmo de producción. Este hecho se produce por varios factores. El primero se centra en los propios trabajadores, quienes necesitan un tiempo de readaptación a su puesto de trabajo, después de desconectar durante sus vacaciones.

Las empresas, por su parte, también juegan su papel en cómo se define la vuelta al trabajo después de las vacaciones. Con una buena planificación previa, se puede reducir el impacto que tienen estos períodos dentro de una compañía.

A continuación, veremos algunos aspectos a tener en cuenta, para preparar la vuelta de las vacaciones.

1.1 Flexibilizar la empresa

En períodos en los que la producción disminuye, es importante dotar de herramientas que permitan flexibilizar diferentes aspectos de tu empresa.

Si utilizamos un símil con las vacaciones de las personas, estas acostumbran a relajarse tanto, que dejan de banda algunos aspectos, como la forma física o la capacidad para hacer tareas rutinarias. Lo mismo pasa con una empresa durante este período. La vuelta de las vacaciones se debe afrontar de la misma manera que las afrontamos a nivel personal: reduciendo los costes fijos en los períodos de menos ventas o flexibilizando los procesos que puedan ayudar a mantener un nivel positivo hasta que la actividad se normalice.

1.2 Digitalización y teletrabajo

La digitalización está a la orden del día y las empresas deben adaptar sus procesos de trabajo a las herramientas digitales que nos ofrecen las nuevas tecnologías. En un mercado con tanta competencia, es imprescindible mantenerse actualizado y si, además, estas herramientas pueden ayudar a las empresas en diferentes aspectos, es de obligatoria recomendación implantar procesos de digitalización y automatización.

En este punto, la vuelta de las vacaciones puede ser un buen momento para comenzar a modificar estos procesos. Los empleados vuelven con necesidades de cambios y de nuevas motivaciones, por lo que aplicar nuevos procedimientos y alentar a tu equipo a mejorar y a seguir aprendiendo, puede ser una gran iniciativa.

Otra de las opciones con las que se consigue una vuelta al trabajo, después de las vacaciones, es con el teletrabajo. La implementación de este sistema de trabajo está siendo constante, ya que permite una serie de beneficios tanto para las empresas como para los propios trabajadores. Por lo tanto, dar la opción a los trabajadores de volver de las vacaciones teletrabajando ayuda a motivarlos para que no pierdan sus niveles de productividad.

1.3 Planificación de presupuestos

La vuelta de las vacaciones que, de manera mayoritaria, se suele producir a finales de agosto, es un símil perfecto con el calendario escolar. Septiembre nos ofrece un nuevo inicio de curso y para las empresas, también pude ser una oportunidad de reemprender la actividad con nuevos propósitos y objetivos.

Para ello, es necesario tener una planificación de varios aspectos, pero uno de los más importantes es el económico. La planificación del presupuesto es primordial para conocer el estado de salud del que goza la empresa y saber qué opciones son viables para seguir avanzando y creciendo.

La vuelta de las vacaciones puede generar ciertos desajustes, provocados principalmente, por la disminución de actividad durante las vacaciones y el período de readaptación por parte de los trabajadores. Sin embargo, estos factores se pueden prevenir con una buena planificación de los presupuestos previa a las vacaciones, pero también es aconsejable ir haciendo pequeños ajustes durante todo el año.

Una forma de conseguir ampliar los presupuestos que, para algunas compañías, pueden estar limitados, es a través de las subvenciones a diferentes niveles, locales, autonómicas, estatales, e incluso a nivel europeo, si se da el caso.

1.4 Innovar para seguir activo

Los cambios de paradigmas son una constante en cualquier aspecto de la vida y las empresas no se quedan fuera de la ecuación.

El último cambio que hemos sufrido ha sido a consecuencia de la pandemia provocada por la Covid-19. Este capítulo en nuestra historia ha generado que muchos sectores se vieran afectados, de manera negativa, por las restricciones, mientras que otros han sabido aprovechar la situación.

Es por ello por lo que una empresa debe estar en constante búsqueda de la innovación. Sea cual sea su sector, debe mantenerse actualizada e informada de las nuevas tendencias que le afectan, así como pensar en estrategias y procedimientos que le permitan posicionarse por encima de la competencia.

Las empresas deben romper con el mito de que, si algo funciona, no hay que cambiarlo. Siempre se deben buscar procedimientos más eficientes, rentables y, hoy más que nunca, más respetuosos con el medioambiente.

1.5 Reforzar el talento

En relación con el punto anterior, para iniciar una búsqueda de la innovación o mejoras en los procedimientos de una empresa, es recomendable reforzar los equipos con trabajadores que posean esa cualidad. Ya sea de manera interna o realizando una búsqueda para incorporar nuevos talentos.

Uno de los mejores momentos para contratar a nuevos trabajadores es en septiembre. Tras el período de vacaciones, muchas personas se replantean su situación laboral, con el resultado de querer avanzar y progresar, por lo que inician un período de búsqueda de un empleo nuevo. En este punto, las empresas pueden optar a encontrar el perfil que precisan.

Por otro lado, iniciar un nuevo curso ofreciendo la oportunidad a los trabajadores de una compañía, de poder promocionarse y progresar dentro de la empresa, es un buen método de reforzar el talento interno y de conseguir los resultados deseados. Es importante mantener el talento interno, incentivándolo y ofreciendo oportunidades de avanzar. Se debe evitar que lo trabajadores se sientan estancados en sus puestos de trabajo.

1.6 Atender a los trabajadores

Por último, y en consonancia con lo leído anteriormente, se debe tener presente, en todo momento, la salud de nuestros trabajadores y no solo a nivel físico. La normalización de los problemas de salud mental debe ser una prioridad tanto en nuestra vida privada como en el ámbito profesional.

Según la Organización Mundial de la Salud (OMS), la depresión es la principal causa de discapacidad. Se estima que el 5% de toda la población mundial adulta padecen depresión y que esta afecta más a las mujeres. Estos datos nos hacen comprobar lo importante que es mantener una buena salud mental.

El período en el que se efectúa la vuelta de las vacaciones es un momento crítico, en el que los trabajadores pueden sufrir el conocido síndrome postvacacional que, pese a no ser reconocido como enfermedad, sí que puede derivar en una enfermedad como la depresión.

Es por ello por lo que las empresas deben hacer todo lo que esté en sus manos para conseguir que sus trabajadores estén bien. Si lo pensamos bien, un empleado, que tiene un horario de jornada completa, pasa una tercera parte del día en su puesto de trabajo, sin contar desplazamientos. Esto implica a que una parte importante de su vida es el trabajo, por lo que, si no se está bien, física y mentalmente, puede afectar de manera muy negativa y acabar sufriendo el síndrome del trabajador quemado o burnout.

Por lo tanto, las empresas pueden ayudar a que sus empleados gocen de una buena salud física y mental a través de actividades que fomenten unos hábitos saludables. Desde revisiones médicas hasta actividades de team building, teniendo en cuenta las necesidades de los empleados y ofreciéndoles la máxima calidad y comodidad laboral posible.

2. ¿Cómo motivar a tus empleados tras la vuelta de las vacaciones?

Para mantener un nivel elevado de bienestar en nuestra empresa, es necesario tener a nuestros trabajadores motivados y más, cuando se trata de afrontar la vuelta de las vacaciones.

A continuación, veremos algunas ideas para retomar la actividad de nuestra empresa tras la vuelta de las vacaciones:

• Bienvenida grupal: Una excelente idea para la vuelta de las vacaciones es hacer una bienvenida grupal. Ya sea a través de un desayuno o un aperitivo, ofrecer un espacio en el que los compañeros puedan compartir las experiencias y los momentos que han vivido durante las vacaciones es una manera perfecta de crear una unión de equipo. Este tipo de actos también se pueden realizar en diferentes momentos del año, con el objetivo de mantener cohesión y la proximidad con el equipo.

• Ritmo progresivo: Planificar la vuelta de las vacaciones implica tener en cuenta que los empleados llegarán con un ritmo de vida, por lo general, más pausado. Por lo tanto, no podemos esperar que los niveles de productividad sean los mismo que durante todo el año. Es por ello por lo que debemos planificar una readaptación a de los empleados, teniendo en cuenta factores como la carga de trabajo, las responsabilidades o la toma de decisiones.

• Flexibilizar la reincorporación: La reincorporación debe ser progresiva para que los empleados puedan recuperar el ritmo lo antes posible. En este aspecto, dotar de herramientas como horario flexible, teletrabajo o trabajo híbrido, puede ayudar a mantener a los trabajadores motivados y conseguir que reconecten lo antes posible con sus tareas.

• Nuevos retos y objetivos: Tras la vuelta de las vacaciones es un buen momento para plantear nuevos objetivos. Estos deben ser, ante todo, realistas, pero también un poco ambiciosos. Volver de las vacaciones y seguir con la misma rutina puede desmotivar a los empleados, pero si se proponen nuevos retos, los trabajadores afrontarán su regreso con más ilusión y ganas de cambios que generen otras rutinas y proyectos.

• Trato individualizado: Todos necesitamos saber que estamos haciendo bien nuestro trabajo o, como mínimo, saber que somos productivos. Este factor es importante para la motivación de nuestros trabajadores, y aún más, en la vuelta de las vacaciones. Por lo tanto, realizar reuniones individuales con los empleados, para conocer cómo están, su nivel de comodidad en la empresa, de implicación, motivaciones, opiniones o sugerencias es muy positivo tanto para la empresa como para los propios empleados.

• Crear un ambiente de trabajo sano: En relación con el punto anterior, conseguir un clima de trabajo sano es algo importante y necesario para que una empresa progrese. La vuelta de las vacaciones puede generar momentos de tensión si no se tienen en cuenta todos los puntos que hemos visto anteriormente, por lo que actuar de manera positiva, siempre aportando soluciones y propuestas y nunca generando conflictos, es imprescindible para lograr que nuestros empleados mantengan la motivación y su productividad no decaiga.

3. Beneficios de motivar a tus empleados

Tras ver algunas recomendaciones para suavizar el impacto de la vuelta de las vacaciones, vamos a ver qué beneficios aporta tener a nuestros trabajadores motivados:

• Trabajadores comprometidos y productivos: La realidad es que cuando nuestro equipo está motivado, el rendimiento es mayor, pues se tienen ganas de cumplir los objetivos y se mantiene una actitud positiva, en pro de avanzar. El compromiso va completamente relacionado con la productividad, por lo que tener a nuestros trabajadores comprometidos es garantía de mantener unos niveles altos de productividad.

• Retención del talento: Relacionado con el punto anterior, la clave de mantener a un equipo motivado es el compromiso. Un compromiso esencial para poder retener el talento interno de una empresa, que es el con el que se buscará seguir progresando y creciendo. Por lo tanto, la motivación de nuestros trabajadores ayuda a que se sientan cómodos y realizados, por lo que no buscarán otras alternativas de empleo.

• Mejorar la imagen corporativa: de nuevo, una plantilla motivada no solo influye en la propia productividad, sino que también permite mejorar la imagen de la empresa. Los propios empleados son quienes, gracias a su bienestar en la compañía, hablarán de manera positiva. Este factor es importante para conseguir nuevos posibles clientes y posible nuevos trabajadores que aumenten y refuercen el talento de la empresa.

• Mayor satisfacción y reducción de problemas: Por último, el objetivo principal de la motivación es crear un ambiente en el que los trabajadores se sientan satisfechos, realizados, contentos. Si se consigue esta situación, es muy probable que los problemas que se generen se resuelvan de manera eficiente y sin crear situaciones de conflictos o climas de trabajo negativos.

4. La importancia de la comunicación interna

La comunicación interna es fundamental en cualquier proceso de una empresa. En concreto, tras la vuelta de las vacaciones, es necesario mantener una comunicación constante con los empleados.

Es importante mantener una comunicación interna con los trabajadores, con el objetivo de poder transmitir información, directrices, nuevos proyectos, objetivos, etc., pero intentado no excluir a los propios empleados en esta comunicación. Se trata de crear una comunicación interna bidireccional, en la que los trabajadores también puedan transmitir dudas, opiniones, sugerencias, etc.

Para lograrlo, es necesario plantear una estrategia comunicativa, creando un plan de comunicación, en el que se deben fijar las vías de comunicación, los temas a tratar, la participación de los empleados, etc.

Mientras más completo sea este plan de comunicación y mayor sea la información que reciben los empleados, estos tendrán un mayor conocimiento de la empresa y podrán desempeñar sus labores optando a mejores resultados.

5. Beneficios de la comunicación interna

Una correcta comunicación interna en una empresa conlleva una serie de beneficios tanto para la empresa como para los empleados:

• Más productividad: Los trabajadores poseen toda la información necesaria para sacar el máximo de sus capacidades y lograr aumentar los niveles de productividad, afectando, de manera positiva y directa a los beneficios de la empresa.

• Eficiencia en situaciones de crisis: Del mismo modo que la comunicación interna sirve para aumentar la productividad, también es muy útil cunado se dan situaciones de crisis o surgen problemas que precisan de una respuesta rápida. Con un buen plan de comunicación interna se pueden resolver los problemas de manera eficiente.

• Más consciencia de equipo: Tal y como hemos mencionado anteriormente, la comunicación interna genera confianza en los trabajadores. Esta confianza se traduce en una mayor consciencia de equipo y compromiso con la empresa.

• Trabajadores informados: El principal objetivo de la comunicación interna es mantener a los trabajadores informados y si logra este objetivo, se genera un clima de tranquilidad, pues ser conocedor de lo que ocurre en una empresa es muy importante para mantener una buena estabilidad laboral.

6. Las claves de la comunicación interna

A continuación, veremos algunas claves para lograr una comunicación interna efectiva. Estas estrategias se deben aplicar durante todo el año, pero especialmente, en la vuelta de las vacaciones.

6.1 Escuchar a tus trabajadores

Los trabajadores de nuestra empresa son el recurso más importante que tenemos y los que trabajan en primera línea, por lo que escucharlos es muy necesario para saber cómo está funcionando la empresa.

Muchas empresas cometen el error de no tomarse en serio este proceso de mejora, pues escuchar a los trabajadores implica conocer sus opiniones, sus puntos de vista referentes a los procedimientos, sugerencias de mejora o críticas (si son constructivas, mejor).

6.2 Planificar la comunicación interna

Esta es una de las claves de la comunicación interna. La planificación es necesaria para poder definir qué estrategias para los trabajadores. En esta estrategia se debe definir qué tipos de mensajes se transmiten, qué información, la frecuencia con la que se compartirá esta información.

Además, es necesario establecer los procedimientos con los que los trabajadores podrán comunicarse con sus responsables, compañeros, etc. En este sentido, y volviendo al tema principal del artículo, disponer una planificación para la vuelta de las vacaciones, puede ayudar a mejorar la reincorporación de los trabajadores.

6.3 Puesta en funcionamiento

En el momento en que se tienen definidas las estrategias y planificado todo el proceso de comunicación interna, es necesario ponerlo en práctica. Para ello, se deben realizar acciones que muestren el funcionamiento de todo lo que se ha estipulado. Son muchos los casos en los que una empresa trabaja en su plan de comunicación interna, pero no acaba de funcionar, ya sea porque no se ha trabajado bien y aparecen fallos o porque los empleados no están completamente informados, etc.

6.4  Compromiso transversal

Por supuesto, el plan y las estrategias de comunicación interna se deben aplicar por parte de todos los miembros de la empresa. Esto implica que tanto el máximo responsable, como el trabajador con menos responsabilidades deben poder expresar su opinión y que esta sea valorada.

Una jerarquía transversal y bidireccional es fundamental para que nadie se quede aislado y todas las opiniones puedan servir para mejorar aspectos que, según el cargo que se tenga dentro de una empresa, pueden pasar desapercibidos.

6.5 Máxima transparencia

La transparencia es un punto clave en la comunicación interna de una empresa. La confianza que se deposita por parte de los trabajadores, que son los que acostumbran a recibir más información o directrices, en sus responsables es vital para conseguir una comunicación interna efectiva y, sobre todo, bien valorada por el conjunto de la empresa.

Las empresas que pretenden ocultar información o esta llega de forma sesgada a sus empleados, no recibirán una reciprocidad por parte de estos. Este factor negativo se verá reflejado en el compromiso de los trabajadores con la empresa, afectando a la productividad.

6.6 Comunicación interna flexible

Este aspecto es importante en situaciones en las que no queda definido, por completo, cómo proceder. Recuperando el tema del artículo, en la vuelta de las vacaciones, los trabajadores pueden agradecer que la comunicación interna esté dotada de cierta flexibilidad y puedan comentar a sus responsables cómo se sienten o si precisan de algún cambio.

La colaboración entre empleados y responsables o directivos ayuda a reducir la aparición de situaciones negativas o de conflictos, causadas por una comunicación interna deficiente.

6.7 Uso de tecnologías

Sin duda, estamos viviendo en los tiempos de las tecnologías, la digitalización y la automatización. Es por lo que las empresas deben aprovechar las innumerables ventajas que ofrecen las tecnologías y aplicarlas a todas las actividades de una compañía.

En el ámbito de la comunicación interna, las tecnologías ofrecen diferentes sistemas de comunicación, como aplicaciones de mensajería instantánea o el poder ofrecer información a través de recursos audiovisuales.

7. Herramientas para mejorar la comunicación interna

Para mejorar la comunicación interna, existen algunas herramientas que facilitan la comunicación entre los empleados de una empresa:

7.1 Elaboración de un manual corporativo

El manual corporativo es una de las herramientas principales con las que comenzar a trabajar en materia de comunicación corporativa.

Este manual sirve para ofrecer toda la información necesaria a los trabajadores, tanto los que se incorporan, como lo que ya llevan tiempo en la empresa, pues sirve como soporte si se realizan actualizaciones importantes.

Con este manual, la vuelta de las vacaciones puede resultar más cómoda, ya que los trabajadores pueden consultar toda la información relacionada con estos períodos en concreto.

El objetivo del manual corporativo es buscar la eficiencia de los trabajadores desde el primer momento en que comienzan a trabajar en la empresa en cuestión.

7.2 Implementación de canales de comunicación

Tal y como hemos comentado anteriormente, las nuevas tecnologías nos ofrecen diferentes maneras de poder comunicarnos. Las empresas también se pueden beneficiar de estos avances e implantar nuevos canales para la comunicación.

Actualmente, casi todas las empresas disponen de un servicio de mensajería instantánea, a través de correos electrónicos u otras aplicaciones con las que se pueden realizar videollamadas, intercambio de archivos, etc.

Algunas aplicaciones novedosas son las que permiten crear un servidor en el que se pueden mantener conversaciones grupales extensas, realizar llamadas de voz y vídeo, adjuntar documentos, etc.

7.3 Reuniones periódicas

Pese a que el intercambio de información por vía escrita es muy positivo, pues esa información queda registrada y es de fácil acceso, es imprescindible disponer de espacios de comunicación verbal, pues hay ciertos temas que es mejor hablarlos en persona.

Estas relaciones sirven para fomentar la cohesión tanto del equipo, como de los empleados con la empresa. Las reuniones personales ayudan a que los trabajadores se sientan escuchados y valorados. Por lo tanto, es beneficioso realizar estas reuniones con cierta periodicidad.

7.4 Eventos extraordinarios

Por último, si hay algo que crea cohesión y fomenta el compañerismo son los eventos de empresa.

Los eventos más comunes son las cenas o los almuerzos de empresa, pero existen más alternativas. Muchas empresas organizan jornadas en las que se hace un balance anual de la situación de la empresa, pero también incluyen momentos de ocio, con comida y otras actividades.

Hoy en día, están de moda las actividades de team building, mencionadas anteriormente, con las que los empleados y jefes de una empresa pueden relacionarse de una manera más informal. Estas actividades pueden realizarse tanto dentro como fuera de la propia empresa.

Esta clase de eventos, justo a la vuelta de las vacaciones pueden servir para que la reincorporación sea más amena y los empleados no sientan un choque de rutina muy brusco.

8. ¿Cómo mejorar la comunicación interna con Nubhora?

Actualmente, las empresas están sufriendo un cambio en la forma que tienen de comunicarse con sus empleados.

Cada vez más, la horizontalidad gana terreno sobre una comunicación vertical, en la que los empleados solo reciben y no pueden aportar. Las barreras invisibles de cada departamento se están levantando y esto permite que la comunicación interna sea más fluida.

Además, se están utilizando nuevas estrategias que combinan los diferentes sistemas de comunicación de una empresa: comunicación interna y externa. Un claro ejemplo es el de una empresa que publica una oferta de trabajo, a través de sus diferentes perfiles de redes sociales. Con esta acción se están ejecutando las diferentes políticas de comunicación de la empresa, ya que no se usa únicamente para buscar talento externo o interno, sino que también se usa como método de marketing y publicidad de la propia compañía.

Y si añadimos los nuevos métodos de trabajo como el teletrabajo o el sistema híbrido, que combina la presencialidad con el trabajo remoto, se pueden conseguir mejoras, no solo en la productividad, sino en la fortaleza de la propia empresa y sus diferentes equipos. Si un trabajador se siente atendido, valorado y considera que se le ofrecen nuevas oportunidades para conciliar trabajo y vida personal, este empleado aumentará su compromiso con la empresa, ofreciendo un mayor rendimiento y productividad.

Todo ello se consigue gracias a las oportunidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías. Soluciones como Nubhora permiten conseguir el híbrido perfecto entre comunicación interna y externa. Gracias a su módulo de comunicación interna se pueden realizar las siguientes funciones:

• Campañas de comunicación masiva, según el target deseado o los grupos de empleados seleccionados.

• Encuestas de opinión, cuestionarios y valoraciones internas.

• Informar de las novedades de la compañía a través de resúmenes o newsletter.

• Crear comunidades para los diferentes equipos o grupos de empleados.

• Configuración de notificaciones push en la App de Nubhora o a través del correo electrónico.

• Configuración de alertas para las fechas límite tanto de lectura como de respuesta de los mensajes enviados.

Nubhora permite una gestión íntegra de la comunicación interna de la empresa, favoreciendo un mejor clima de trabajo y facilitando la vuelta de las vacaciones de los empleados.

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