Según el informe de absentismo laboral en España realizado por Randstad, basado en la Encuesta Trimestral de Coste Laboral del Instituto Nacional de Estadística, más de un millón de personas no acuden a su puesto de trabajo cada día, de las cuales el 75,86% no lo hacen por incapacidad temporal.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es la baja laboral?
Según el Ministerio de Trabajo y Economía Social, la baja laboral es una situación en la que se encuentran los trabajadores impedidos temporalmente para trabajar debido a enfermedad común o profesional y accidente, sea o no de trabajo, mientras reciban asistencia sanitaria de la Seguridad Social.
Por lo tanto, la baja laboral, también conocida como incapacidad temporal o transitoria, es un período de tiempo durante el cual un trabajador no puede ejercer sus funciones por algún accidente o por motivos de salud, tanto si son físicos como mentales.
Esta baja debe estar siempre justificada y certificada por un profesional médico. Sólo así el empleado podrá pedir la baja en su empresa y recibir el subsidio por Incapacidad Temporal de la Seguridad Social que reemplaza al salario que debería estar recibiendo si pudiera trabajar con normalidad.
En el caso de que el accidente o enfermedad impidiera trabajar de manera definitiva al empleado, no hablaríamos de baja laboral sino de incapacidad permanente o gran invalidez. Existen varios tipos de baja laboral.
A continuación, veremos en detalle cada uno de ellos:
2. Tipos de baja laboral
Hay varios tipos de baja laboral y recibir uno u otro dependerá de la enfermedad o situación por la cual el empleado necesite solicitarla.
Encontramos dos bloques principales:
- Por contingencias comunes: Hace referencia a enfermedades comunes y/o a accidentes no laborales. Circunstancias ajenas al ámbito laboral.
- Por contingencias profesionales: Hace referencia a enfermedades profesionales y/o accidentes laborales. Por lo tanto, circunstancias relacionadas al ámbito laboral.
Independientemente del motivo por el que reciba la baja, el trabajador no tendrá que acudir al puesto de trabajo. En lo que sí difieren es en función de los tipos de baja, ya que la cantidad de dinero percibido por dicha baja variará.
Desde 2020, existe una nueva situación excepcional: la COVID-19. Por ley, cuando un empleado se contagie por coronavirus o deba estar confinado, aunque se trate de una contingencia común se compensará como si se tratara de una contingencia profesional.
Además, si el contagio se ha producido en el puesto de trabajo, todas las bajas serán definidas como bajas por accidente laboral.
2.1 Baja laboral por contingencias comunes
Hacen referencia a enfermedades comunes y a accidentes que suceden fuera del trabajo por las que un trabajador se encuentra imposibilitado para desarrollar su trabajo con normalidad.
El personal de la sanidad pública es quien se encarga de otorgar la baja médica y se da en situaciones como gripes, alergias, embarazo, etc.
Antes se debía detallar el tipo de enfermedad concreta, pero por motivos de privacidad se engloban todos los casos en enfermedad común.
Según el R.D. 1993/95 de 7 de diciembre sobre Colaboración de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, las Mutuas de Accidentes pueden colaborar en la gestión de la prestación económica.
Para ello, las empresas deben tener cubiertos a todos sus empleados y centros de trabajo.
2.2 Baja laboral por contingencias profesionales
Hacen referencia a enfermedades profesionales y a accidentes que suceden en el trabajo o durante la jornada laboral y que imposibilitan a un trabajador que pueda desarrollar su trabajo con normalidad, así como todas aquellas enfermedades que son consecuencia directa de la actividad laboral y es la Mutua de la empresa quien se hace cargo de la baja.
En este sentido, destacamos la sentencia dictada por el Tribunal Supremo de 9 de febrero de 2023, en la que una caída en la pausa del trabajo, aunque ocurra fuera del lugar de trabajo, como podría ser por ejemplo ir a un bar o cafetería a desayunar o merendar, es considerado como accidente laboral, ya que según el artículo 115 de la Ley General de Seguridad Social, se considerará accidente de trabajo toda lesión corporal que el trabajador sufra con ocasión o por consecuencia del trabajo que ejecute por cuenta ajena.
Formalmente, este tipo de baja se diferencia entre la enfermedad profesional y el accidente laboral o de trabajo:
- Enfermedad profesional: Hace referencia a aquellas enfermedades que contraen los empleados desempeñando su trabajo. En este caso, solo serán válidas todas aquellas enfermedades registradas en el cuadro de enfermedades de la Seguridad Social definido en el R.D. 1299/06 de 10 de noviembre y si también se encuentra especificada la labor del trabajador.
- Accidente laboral: En este caso, cuentan como accidente laboral el propio accidente que sufra el empleado desempeñando su trabajo, los accidentes que son consecuencia del mismo y los accidentes que se produzcan durante los desplazamientos de o al trabajo.
3. Obligaciones durante la baja laboral
Se debe tener en cuenta que los derechos y obligaciones del trabajador mientras está de baja varían según el régimen de la Seguridad Social en el que se encuentre. En concreto, existen:
- Régimen especial por cuenta propia: El caso de los autónomos. Es obligatorio que se den de alta en una Mutua para que puedan ayudarlos en caso de incapacidad temporal, entre otras situaciones.
- Régimen especial de empleados del hogar: Que cuentan con una regulación propia.
- Régimen general de trabajadores por cuenta ajena: La mayoría de los casos, en los que existe una relación laboral entre empresa y trabajador.
Es importante recordar que en este artículo trataremos este último régimen, por lo que en el caso de ser autónomo o empleado del hogar, esta información podría variar.
Ante la situación de baja laboral, tanto los empleados como las empresas tienen una serie de obligaciones que deben cumplir.
A continuación, hacemos un repaso de cada una de ellas:
3.1 Obligaciones del trabajador durante la baja laboral
- Presentar los partes médicos a la empresa en el plazo de tiempo establecido (hasta el 31 de marzo de 2023):
- Parte de baja médica: 3 días laborables.
- Parte de confirmación a la empresa: 3 días laborables.
- Parte de alta médica laboral: 24 horas.
- Seguir las recomendaciones y pautas médicas para que al finalizar el período de baja el trabajador se encuentre totalmente recuperado.
- Acudir a los reconocimientos médicos para el control que solicite la Inspección Médica, (INSS) y/o las Mutuas colaboradoras.
- Queda prohibido trabajar durante el tiempo de baja. Algunas de las consecuencias de cometer fraude serían:
- Cese del subsidio.
- Posibilidad de ser sancionado.
- Posibilidad de recibir el despido disciplinario por parte de la empresa.
3.1.1 Futuras modificaciones en las obligaciones del trabajador durante la baja laboral
A partir del 1 de abril, el primer punto sobre la presentación de los partes médicos a la empresa cambiará, ya que según ha publicado el BOE en el Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, por el que se modifica el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración, los trabajadores que se encuentren temporalmente incapacitados para desarrollar su actividad laboral, ya no estarán obligados a entregar a su empresa el parte médico de baja.
Por lo tanto, sólo se entregará una copia al trabajador y se dejará de emitir una segunda copia para que el trabajador la entregue a la empresa, entidad gestora o mutua. En este sentido, será el servicio público de salud, la mutua o la empresa colaboradora, la que remita los partes médicos de baja, confirmación y alta al Instituto Nacional de la Seguridad Social telemáticamente en el mismo momento, o como muy tarde, en el primer día hábil siguiente al de su expedición.
Así, se evita cargar a los empleados con incapacidad temporal de obligaciones burocráticas que podrían perjudicar y agravar su situación.
3.2 Obligaciones de la empresa durante la baja laboral según los tipos de baja laboral
- Ante cualquier tipo de baja, la empresa dispone de 5 días laborales desde que recibe el aviso del parte médico para notificarlo:
- En el caso de contingencias comunes, la empresa debe notificarla a la Seguridad Social a través de su sistema RED y especificando los datos pertinentes (datos de la empresa, la cotización del trabajador que va a darse de baja, la clave de su código nacional de ocupación, edad, enfermedad o accidente por el que se recibe la baja y el código de la provincia del centro de salud en el que se ha realizado el parte). En estos casos, la Seguridad Social ya sabrá que se va a hacer esta notificación, ya que el médico que emite el parte también debe notificarlo. Así que es importante hacerlo dentro del plazo establecido.
- En el caso de contingencias profesionales, se debe notificar a la Mutua Colaboradora la baja del trabajador. Es importante recordar que independientemente de si hay baja laboral o no, siempre que se dé el caso de enfermedad profesional o accidente laboral, se debe notificar a la Mutua.
- Se debe llevar a cabo también el mismo proceso cuando el trabajador termine su período de incapacidad laboral y se vuelva a incorporar a la empresa ocupando su puesto de trabajo.
3.2.1 Futuras modificaciones en las obligaciones del trabajador durante la baja laboral
A partir del 1 de abril, este proceso también cambiará. El Instituto Nacional de la Seguridad Social comunicará a las empresas los datos relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta emitidos por el servicio público de salud, la mutua o la empresa colaboradora en referencia a sus trabajadores, en un plazo máximo de un día hábil tras su recepción.
Por su parte, las empresas deberán transmitir al Instituto Nacional de la Seguridad Social, a través del sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED), los datos que se determinen mediante orden ministerial de forma inmediata, o como muy tarde, en el plazo máximo de tres días hábiles a partir de la recepción de la comunicación de la baja médica.
En caso de no cumplir con su responsabilidad, las empresas podrán ser sancionadas según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas de entre 70 y 750 euros.
4. Requisitos para pedir la baja laboral según los tipos de baja laboral
En España, los requisitos para pedir la baja varían en función si es por contingencias comunes o por contingencias profesionales.
A continuación, listamos todos los requisitos que se deben cumplir para hacer efectiva la solicitud de baja:
- Estar dado de alta o afiliado en la Seguridad Social.
- Según los tipos de baja laboral:
- Bajas laborales por contingencias comunes: el trabajador debe haber cotizado al menos 180 días durante los últimos 5 años.
- Bajas laborales por contingencias profesionales: no hay un mínimo de tiempo cotizado requerido.
- Presentar un certificado médico de incapacidad, especificando la causa por la que se justifica la baja laboral para recibir el subsidio pertinente mientras no pueda desarrollar su actividad laboral con normalidad.
- No superar el plazo de 3 días para entregar el parte de baja laboral.
- Presentar los partes de confirmación necesarios durante el período de baja.
- Presentar el alta médica y efectuar la reincorporación laboral en las siguientes 24 horas de hacerlo.
En el caso de no cumplir alguno de los requisitos, el trabajador podrá estar de baja, pero no recibirá ni la prestación de la Seguridad Social ni el salario pertinente.
5. Subsidio de Incapacidad Temporal de la Seguridad Social
5.1 ¿Qué es la Incapacidad Temporal?
La incapacidad temporal es un subsidio diario que cubre la pérdida del salario mientras el trabajador no puede trabajar durante un período de tiempo y a la vez, recibe asistencia sanitaria de la Seguridad Social.
Los motivos por los que se inicia ya los hemos visto, pero cabe destacar que para casos de enfermedad común o accidente no laboral se empieza a recibir a partir del cuarto día de la baja y cuando se da el caso de accidentes o enfermedades profesionales, al día siguiente de recibir la baja.
5.2 Trámites para la Incapacidad Temporal
Hasta ahora hemos visto por encima cómo es el proceso para solicitar la baja laboral. A continuación, repasamos cada fase al detalle:
Desde que comienza la baja laboral hasta los 365 que puede llegar a durar la prestación:
- Será el Servicio Público de Salud o las Mutuas Colaboradoras junto con la Seguridad Social y demás empresas colaboradoras las responsables de extender los partes médicos de baja, confirmación de baja y de alta una vez se recupere el empleado.
- El Instituto Nacional de la Seguridad Social y/o el Instituto Social de la Marina emiten el alta médica a través de sus inspectores médicos.
- Pasados los 365 días de prestación, solamente el INSS y el ISM pueden reconocer una prórroga, iniciar expediente de Incapacidad Permanente, emitir el alta y emitir una nueva baja médica si se produce en los 180 días posteriores a la alta médica por el mismo motivo o derivado.
5.3 Duración máxima de la Incapacidad Temporal
Como acabamos de ver, la prestación puede ampliarse en un período de 180 días más si se prevé que en este nuevo plazo de tiempo el trabajador o la trabajadora podrá curarse de la enfermedad o accidente padecido.
Una vez pasado ese plazo máximo de tiempo establecido, finalizará la prestación.
Hay varios motivos más por los que puede finalizar dicha prestación. Éstos son:
- Por alta médica.
- Por pasar a ser pensionista.
- Por no presentarse a los reconocimientos.
- Por detección de fraude.
5.4 ¿Cuánto se cobra por Incapacidad Temporal?
La prestación económica que se recibe con el subsidio diario de Incapacidad Temporal se calcula en función de la base reguladora y del origen de la incapacidad (es decir, según los tipos de baja laboral).
Ésta debe abonarse durante los días naturales en los que el trabajador o trabajadora se encuentre en la situación de incapacidad temporal y la cantidad a percibir variará según el motivo de la baja laboral. Si analizamos cada uno de los tipos de baja laboral, vemos que:
- Por contingencias comunes:
- El 60% de la base reguladora entre el cuarto y el vigésimo día.
- El 75% de la base reguladora a partir del vigésimo primer día.
- Por contingencias profesionales: El 75% de la base reguladora a partir del día siguiente al de la baja.
6. Tipos de baja laboral más frecuentes
Si bien es cierto que existe una gran variedad de motivos por los que se solicita la baja laboral, hay una serie de bajas que suelen ser las más solicitadas.
A continuación, detallaremos cada una de ellas:
6.1 Por enfermedad común
Los tipos de baja laboral por enfermedad común es aquella que certifica un médico colegiado. Él es quien se encarga de justificar el motivo de ausencia del trabajador, autoriza su situación de incapacidad temporal y decide el tiempo que necesitará para recuperarse.
Este tipo de baja laboral no puede superar los 365 días y únicamente en ocasiones muy especiales el médico puede añadir la prórroga que comentábamos anteriormente en este artículo de 180 días más de baja.
En el caso de que el trabajador no se haya recuperado transcurrido ese tiempo, se le debe conceder la incapacidad permanente.
Estos tipos de baja son sin duda los más recurrentes, por lo que facilitar la solicitud de permisos y ausencias laborales en la empresa es muy importante. Para ello, existen softwares de gestión como Nubhora que ayudará al departamento de Recursos Humanos a automatizar todo el proceso, así como facilitará y agilizará todo el proceso a los empleados.
6.2 Por depresión
Esta baja se le reconoce a un trabajador cuando la depresión que padecen no les permite llevar con normalidad su actividad laboral en la empresa. Por lo tanto, esta incapacidad proviene de causas psicológicas y tal como pasa con las demás, debe estar justificada médicamente.
Existen varias causas por las que se puede justificar la baja por depresión de un trabajador y pueden ser por motivos ajenos a la actividad laboral o relacionados con el trabajo. Por ejemplo:
- Contingencias comunes: La depresión se origina por causas ajenas a la actividad laboral. Las causas más comunes son los problemas familiares o personales, problemas financieros o la ansiedad. En este caso, el médico de cabecera se encarga de acreditar la depresión y reconocer la baja correspondiente.
- Contingencias profesionales: La depresión que padece el trabajador se origina por motivos relacionados con su actividad laboral como el acoso laboral y el estrés. Este tipo de bajas se encarga de gestionarlas la Mutua, así como de sufragar la baja médica.
Según la legislación española actual, un trabajador puede estar hasta un máximo de 12 meses consecutivos en situación de baja por depresión, pero ampliable a 6 meses más de manera excepcional si se creyera necesario.
En este tipo de bajas, también se deriva al trabajador a especialistas de psicología o psiquiatría, por lo que con la ayuda que reciben los trabajadores suelen recuperarse o mejorar dentro del plazo establecido.
Una vez superado este año y medio de baja laboral, si el trabajador aún no estuviera recuperado se pasaría su caso a un Tribunal Médico para concederle la situación de incapacidad permanente.
6.3 Por estrés laboral
La baja laboral por estrés laboral es aquella en la que el trabajador en cuestión está incapacitado de manera temporal a llevar con normalidad su actividad laboral debido a que sufre algún tipo de cuadro de ansiedad diagnosticado y justificado por el médico de cabecera o un psicólogo.
Como el propio nombre indica, el estrés laboral está causado por el puesto de trabajo del empleado y la presión que ejerce sobre él, y será la Mutua quien gestione la incapacidad de trabajar del empleado.
Pero como con todas las bajas, también podría darse el caso de padecer estrés por contingencias comunes. En este caso, el estrés del trabajador lo provocan motivos ajenos a la actividad laboral
6.4 Baja laboral por maternidad
Durante la baja laboral por maternidad, la empleada tiene por derecho un permiso de 16 semanas en el que se le remunera el 100% de su salario para que pueda hacerse cargo de su hijo en sus primeros meses de vida.
Este tipo de baja aplica también a madres adoptivas y mujeres que hagan algún tipo de acogida.
A diferencia de los demás tipos de baja laboral que hemos visto hasta ahora, tiene algunos requisitos o especificaciones distintas. Por ejemplo:
- El período de las 16 semanas comienza el mismo día de nacimiento del bebé.
- La madre está obligada a estar de baja como mínimo seis semanas. Pasado ese tiempo puede ceder las semanas restantes al padre o compartirlas.
- La madre deberá haber cotizado durante un período mínimo, que depende de su edad:
- Menores de 21 años: La ley no reclama un período de cotización mínimo.
- Entre 21 y 26 años: Deberá haber cotizado al menos 90 días en los 7 años anteriores a la baja de maternidad o 180 días durante el total de su vida laboral.
Mayores de 26 años: La cotización debe ser de 180 días durante los siete años anteriores al parto o 360 días acumulados durante su vida laboral.
6.5 Baja laboral por paternidad
En el caso de la baja laboral por paternidad, para este año 2023 se prevé que se mantenga en 16 semanas, aunque puede que se hagan modificaciones.
Por ley, es obligatorio que durante las 6 primeras semanas desde que nace el bebé el padre esté de baja. Pero pasado este período, se puede solicitar el tiempo restante en varios periodos hasta que el recién nacido cumpla un año.
Tal como pasa con la baja por maternidad, el trabajador que solicite la baja por paternidad seguirá recibiendo su sueldo íntegramente.
Para ello, será necesario presentar:
- El certificado de empresa.
- La última nómina.
- Constancia del nacimiento del hijo.
- El libro de familia.
- El DNI y una fotocopia.
- El número de cuenta en la que depositar la prestación.
6.6 Tipos de baja laboral: por COVID-19 o aislamiento
La sexta ola de COVID-19 con la variante Ómicron ha disparado las bajas laborales en España. El pasado mes de diciembre, llegaron a registrarse más de 566.000 bajas laborales en España. Lo que su pone un aumento de más del 200% respecto a noviembre de 2021.
La evolución de las bajas laborales ha sido la siguiente:
- Septiembre: 60.212 bajas.
- Octubre: 34.111 bajas.
- Noviembre: 75.861 bajas.
- Diciembre: Más de 566.000 bajas.
Y las comunidades autónomas más afectadas han sido:
- Extremadura.
- Castilla y León.
- Andalucía.
- Comunidad de Madrid.
En los casos de coronavirus, la Mutua se queda al margen ya que no gestiona ningún tipo de bajas.
Si un trabajador tiene coronavirus, es el propio médico de cabecera que debe gestionar su baja en el momento en el que da positivo. Lo mismo pasa con aquellos trabajadores que deban aislarse en cuarentena como consecuencia de un contacto directo con un positivo. La única diferencia es que para éste último, no será obligatorio ir al médico de cabecera par que le facilite la baja, sino que puede hacerse telemáticamente.
Una vez que el trabajador reciba el parte de baja, deberá enviarlo a su empresa.
Como hemos visto, aunque se trate de una contingencia común, en estos casos se compensará a los trabajadores como si se tratara de una contingencia profesional tal como indica el R.D. 6/2020 de 10 de marzo.
7. ¿Cómo gestionar una baja laboral?
Las herramientas de gestión horaria son el mejor aliado para el departamento de Recursos Humanos. Nubhora es una de ellas y gracias a ella, la gestión de solicitudes de permisos y ausencias es mucho más fácil y ágil tanto para el propio departamento como para los empleados.
Con Nubhora, el trabajador en cuestión podrá solicitar su baja a través de su portal del empleado, adjuntando toda la documentación necesaria a través de la APP móvil o desde el Back Office. Así, todo el proceso se reduce a unos cuantos clics de manera rápida y sencilla.
Además, Nubhora permite ajustar el calendario de cada trabajador en función de las circunstancias personales y laborales de cada uno de ellos. Por lo tanto, se podrá consultar en el perfil del empleado en cuestión la duración de su baja, cuántos días lleva, los días de permiso que le quedan, etc., que podrán consultar tanto el departamento de Recursos Humanos como el manager y el propio trabajador.
