La Audiencia Nacional ha emitido un fallo contra una empresa por registrar la jornada laboral de sus trabajadores en papel, obligándola a implantar un sistema fichaje “fiable y objetivo”. Esta sentencia no significa que a partir de ahora esté prohibido fichar manualmente, como se ha afirmado en algunas publicaciones, pero sí puede crear jurisprudencia en favor de los soportes digitales para el registro diario de la jornada laboral.
Tabla de contenidos
1. Nueva sentencia de la Audiencia Nacional en relación al registro diario de la jornada
El pasado 15 de febrero, la Audiencia Nacional publicó una sentencia en la que se obliga a una empresa a cambiar el sistema de registro diario de la jornada laboral de los trabajadores en un plazo de 30 días.
En la sentencia se indica que la empresa “solo dispone de una hoja en papel donde el empleado firma cuando toma el servicio, con los inconvenientes que ello supone” para que los registros horarios estén a disposición de los trabajadores, o puedan ser consultados por sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Además, la Audiencia Nacional valora negativamente que, para el registro del horario de salida, se tomaban en consideración tiempos estimados, lo que es un claro incumplimiento del RD Ley 8/2019, que obliga a registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada, independientemente de las condiciones de flexibilidad horaria de los trabajadores. Asimismo, los magistrados ponen en duda la conservación del registro diario de la jornada durante 4 años por parte de la empresa, tal y como estipula la ley.
Sin embargo, y esto es importante, la sentencia reconoce que la ley no especifica “el soporte en el que deben conservarse estos registros, papel o aplicación informática, aun cuando la lógica de los tiempos se inclina por esta segunda opción”. Es decir, aunque la legislación vigente no obliga a las empresas a registrar la jornada laboral de los empleados mediante herramientas digitales, la letrada de la Audiencia Nacional se decanta por las aplicaciones informáticas en su interpretación de la ley para este caso concreto.
En resumen: la sentencia de la Audiencia Nacional no significa que a partir de ahora todas las empresas tengan que implantar herramientas digitales para el registro diario de la jornada laboral, pero la acumulación de sentencias en este sentido pueden acabar creando jurisprudencia en el Tribunal Supremo en favor de una potencial modificación de la ley en este sentido.
2. ¿Qué dice la ley en relación al registro diario de la jornada?
La obligación de registrar el horario diario de entrada y salida de los trabajadores nace del Real Decreto-ley 8/2019, del 12 de marzo, “de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo”.
El decreto promulga varias medidas sociales y de mitigación de la precariedad laboral en las empresas. Concretamente, el registro diario de la jornada laboral se aborda en el Artículo 10 del Capítulo III, por el que se modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para incluir la obligación de registrar la hora de entrada y salida de los empleados. El motivo para legislar en favor del registro diario de la jornada era evitar la realización de horas extra no remuneradas.
Los requisitos establecidos para el registro diario de la jornada laboral según este decreto ley son los siguientes:
- El sistema de registro horario tiene que ser organizado y documentado mediante la negociación colectiva, o bien en función del acuerdo o la decisión del empresario tras consultarla con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.
- El registro diario de la jornada debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establezca.
- La empresa está obligada a conservar los registros de la jornada laboral de los trabajadores durante 4 años. Estos datos deben estar a disposición de los empleados, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En la disposición final sexta del decreto se determina que la entrada en vigor del registro diario de la jornada obligatorio es “a los dos meses de su publicación en el Boletín Oficial del Estado”.
El decreto no especifica en ningún momento el tipo de soporte para registrar la jornada laboral, ni tampoco obliga a las empresas a llevar a cabo el control horario empleando herramientas digitales.
3. Sentencias anteriores sobre el control de las horas de trabajo
Han pasado ya tres años desde que se decretó la obligatoriedad de registrar la jornada laboral y desde entonces ha habido varias novedades en cuanto a su aplicación en las empresas.
El Ministerio de Trabajo publicó una guía con el fin de facilitar la aplicación práctica de la normativa, a la que la mayoría de empresas se adaptaron de una forma u otra rápidamente. No obstante, no todas han hecho los deberes, ya que a lo largo del tiempo Inspección de Trabajo ha detectado y sancionado a miles de empresas por incumplir la ley.
Por otra parte, desde 2019 hasta ahora se han emitido varias sentencias judiciales sobre el control horario en las empresas, que pueden crear jurisprudencia en el TS de cara a una futura modificación o ampliación de la normativa legal. Algunas de las más importantes son las siguientes:
3.1 Sentencia sobre el descuento de las pausas en el registro diario de la jornada
La Sala de lo Social de la Audiencia Nacional dictaminó en diciembre de 2019 que era válido descontar las pausas para tomar café o fumar del tiempo efectivo de trabajo.
De esta sentencia, que en su momento fue muy mediática, se puede desprender la necesidad de instaurar sistemas de control horario precisos y capaces de controlar las entradas y salidas al minuto, así como mecanismos para que los empleados visualicen y gestionen el día a día de su jornada.
3.2 Sentencia sobre el registro horario auto declarativo por el trabajador
El 9 de diciembre de 2020, la Audiencia Nacional emitió una sentencia que daba por válido el registro diario de la jornada en base a los datos declarados unilateralmente por los empleados.
Los demandantes alegaban que el sistema de fichaje unilateral no era simultáneo a la incorporación o al abandono del puesto de trabajo, y que, por lo tanto, el sistema no reunía los requisitos de objetividad y fiabilidad que impone el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Los magistrados consideraron que “el mero hecho de que sea el trabajador quién declare diariamente y mediante una aplicación informática y, excepcionalmente, mediante hojas escritas el tiempo diario efectivamente trabajado no desvirtúa que el sistema de registro horario resulte objetivo y fiable”.
En otras palabras, las empresas están autorizadas para implementar sistemas de fichaje en los que sean los mismos empleados los que registren la jornada laboral diaria, mientras que la supervisión de este proceso por parte de un responsable no es obligatoria.
Esto es especialmente relevante para los trabajadores que realizan teletrabajo.
3.3 Sentencia del Tribunal Supremo en relación al registro de compensaciones de prolongación de jornada
Esta sentencia de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo, del 4 de diciembre de 2020, se dictó en relación a un conflicto colectivo en el cual se había solicitado a la Audiencia Nacional que obligara a una empresa a entregar a los trabajadores las hojas de registro de compensación de las prolongaciones de jornada. El objetivo de los sindicatos era poder controlar las horas extraordinarias realizadas por los empleados.
El Tribunal Supremo consideró en este caso que «no existe norma legal ni convencional que exija el registro diario de las compensaciones de prolongación de jornada«, dando la razón a la empresa.
4. Soluciones para garantizar el registro diario de la jornada laboral según la normativa vigente
Como hemos visto, la legislación no concreta cómo debe realizarse el registro de la jornada diario ni con qué tipo de soporte hay que hacerlo. No obstante, gracias a la sentencia de la Audiencia Nacional, ahora sabemos que los tribunales pueden obligar a las empresas a utilizar un sistema fiable, objetivo y capaz de medir el tiempo real de la jornada de trabajo de cada empleado.
Es evidente que las plantillas en pdf para fichar la entrada y salida no son un método fiable, y que solo las aplicaciones informáticas pueden garantizar la medición objetiva del tiempo de trabajo.
Nubhora es la solución para el registro horario en las empresas que se adapta a los requisitos de cada compañía según la legislación vigente, integrando además una serie de módulos para la gestión integral de los recursos humanos.
4.1 Ventajas de la digitalización del proceso de fichaje
Las herramientas digitales para el registro diario de la jornada laboral ofrecen múltiples beneficios en comparación con los soportes manuales. Las ventajas más destacables de fichar mediante dispositivos informáticos son estas:
- Proporcionan una mayor objetividad y fiabilidad de los datos introducidos.
- Ofrecen la posibilidad de fichar desde cualquier lugar y dispositivo.
- Tanto la empresa como el trabajador tienen un mayor control sobre la duración efectiva de la jornada.
- Mejoran la visibilidad, consulta y almacenamiento de los registros.
- Facilitan la conciliación familiar y laboral.
- Permiten que el trabajador administre y gestione sus descansos y pausas dentro de sus horarios y cumpliendo la jornada diaria.
- Controlan de forma más eficiente el absentismo laboral.
Con Nubhora, los empleados pueden fichar las pausas para tomar café o fumar, y ver fácilmente los minutos que tienen que recuperar antes de finalizar la jornada.
Gracias a su naturaleza colaborativa, Nubhora simplifica el proceso de corrección en caso de olvido de un marcaje. Con un solo clic, el trabajador puede anular o modificar la hora registrada, y el sistema enviará una solicitud de aprobación a su responsable directo.
Desde el Back Office, los empleados pueden además realizar solicitudes de vacaciones, permisos o ausencias justificadas, adjuntando los documentos pertinentes y visualizando en tiempo real el estado de su solicitud.
4.2 Dispositivos móviles para el registro diario de la jornada laboral
Hay multitud de profesiones que requieren poder fichar desde cualquier lugar: agentes comerciales, transportistas, repartidores, promotores en el punto de venta, managers en viajes de negocios y, por supuesto, personas que teletrabajan desde casa.
Nubhora tiene una amplia gama opciones para fichar de forma remota así como de dispositivos para el control de accesos:
- Fichaje vía Smartphone desde la APP de Nubhora en Android e iOS.
- Tarjetas virtuales BLE desde el teléfono móvil.
- Terminales biométricos no-touch de reconocimiento facial o mediante huella dactilar, capaces de distinguir entre la entrada y la salida del empleado.
- Tarjetas RFID de identificación por radiofrecuencia.
- Sistema de marcajes desde teléfonos fijos a través del número 900, muy utilizado, por ejemplo, entre el personal de limpieza en domicilios particulares.
- Fichaje vía bluetooth en el móvil.
4.3 Control del registro horario desde el Back Office
Para el departamento de RRHH y los distintos managers, el uso de herramientas tecnológicas es esencial para la gestión de los equipos humanos en las empresas.
Desde el Back Office de Nubhora se pueden configurar distintos calendarios y tipos de jornada laboral en función de la estructura jerárquica de la empresa y de los convenios colectivos. Estas jornadas se asignan posteriormente a los distintos trabajadores de la organización de una forma sencilla y visual, con la finalidad de poder organizar los turnos de trabajo o gestionar los días de descanso y las vacaciones de cada departamento.
Asimismo, el manager recibe alertas en caso de retrasos o ausencias injustificadas de los empleados, lo cual facilita enormemente el control y la gestión del absentismo laboral.
4.4 Almacenamiento y conservación de los registros horarios
El registro electrónico de la jornada laboral garantiza su conservación durante cuatro años según la normativa vigente de cara a potenciales indagaciones de la Inspección de Trabajo, pero además proporciona una valiosa información que vale la pena aprovechar.
El Dashboard analítico de Nubhora ofrece todo tipo de estadísticas y KPI sobre puntualidad, absentismo, productividad, horas extra, y otros indicadores que se pueden parametrizar en función de uno o varios equipos a lo largo del tiempo. De este modo, los líderes de los distintos departamentos y la gerencia de RRHH pueden detectar incipientes problemas en los equipos humanos y tomar las medidas necesarias para corregirlos, optimizando así la gestión del capital humano de la empresa.
